Проверканаличияисостояниядокументовгосударственногоархиваиметодикарозыскаотсутствующихдел.

Проверканаличияисостоянияархивныхдокументовпроводитсявцеляхустановленияфактическогоналичиянаходящихсянахраненииархивныхдокументовивыявленияотсутствующихархивныхдокументовдляорганизацииихрозыска; выявленияиустранениянедостатковвучетеархивныхдокументов; выявленияиучетаархивныхдокументов, требующихреставрационной, консервационно-профилактическойитехническойобработки.

Проверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпроводятсявплановомпорядке, атакжеединовременно(внеочередные).

Вгосударственномархиве, музее, библиотеке, архивеРоссийскойакадемиинаукплановаяцикличнаяпроверканаличияисостоянияпроводится:

• уникальныхдокументов- ежегодно;
особоценныхдокументовнабумажнойоснове- одинразв10 лет(вгосударственнойбиблиотеке- одинразв5 лет);
аудиовизуальныхиэлектронныхдокументов- одинразв5 лет;
кинодокументовнанитрооснове- одинразв2 года.

Цикличностьпроверкиналичияостальныхархивныхдокументовопределяетсянаоснованиирешенияэкспертно-методическойкомиссии(илидругогосовещательногооргана) архивавзависимостиотинтенсивностииспользованияисостоянияучетаархивныхдокументов, нонеменееодногоразав25 лет(вгосударственнойбиблиотеке- одинразв15 лет).

Проверканаличияисостояниясекретныхархивныхдокументовосуществляетсявпорядке, установленномдлясекретныхархивныхдокументов.

Вмуниципальномархиве, музее, библиотеке, плановаяцикличнаяпроверканаличияархивныхдокументовпроводится1 разв10 лет.

Вслучаестихийныхбедствий, массовыхперемещенийидругихобстоятельств, врезультатекоторыхмогутбытьутраченыилиповрежденыархивныедокументы, атакжеприсменезаведующихархивохранилищамипроводитсявнеочереднаяединовременнаяпроверканаличияисостояниявсехдокументовархиваилиихотдельныхчастей(групп).

Вначалепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпроводитсявыверкаучетныхдокументов, котораявключает: установлениеполнотыучетныхдокументовнапроверяемыеархивныефондыиархивныедокументы, сверкуихсопоставимыхпоказателей, уточнениепорядканумерацииединицхраненияпоописидел, документов(книгеучетаиописания) ипроверкуправильностисоставленияихитоговыхзаписей. Выверкаучетнойдокументацииипроверкаееналичияможетпроводитьсяикаксамостоятельныйвидработы.

Проверкуналичияисостоянияархивныхдокументоввгосударственномархивепроводят, какправило, дваработника.

Припроверкеналичияединицхранения, архивныедокументыкоторыхучтеныповнутреннимописям, проводитсясверканаличияархивныхдокументовсвнутреннейописью, атакжесверканаличиялистоввединицаххранения, подлежащиххранениювнесброшюрованном(безподшивки) виде. Единицыхранениясуникальнымидокументамиобязательнопроверяютсяполистно.

Архивныедокументы, выданныевчитальныйзалирабочиепомещенияархива, проверяютсянаобщихоснованиях, ихшифрыустанавливаютсяпокартам-заместителямикнигамвыдачиархивныхдокументовизархивохранилищ. Архивныедокументы, выданныевовременноепользование, проверяютсяпокнигамиактамвыдачиисчитаютсяимеющимисявналичии.

Припроверкеналичияисостоянияархивныхдокументовнеобходимо:

• сохранятьпорядокрасположенияархивныхдокументовнастеллажахивпервичныхсредстваххранения;
подкладыватьнасвоиместаобнаруженныевовремяпроверкинеправильноподложенныеединицыхраненияданногоархивногофонда;
изыматьизпроверяемогоархивногофонда(комплексаархивныхдокументов) ипередаватьхранителюнеправильноподложенныеединицыхранениядругихархивныхфондов;
изыматьединицыхранения, зараженныеплесеньюилидругимибиологическимивредителями, длянемедленнойихизоляции;
изыматьединицыхранения, невнесенныевописьдел, документов(книгуучетаиописания), ипомещатьихвконецархивногофонда(комплексаархивныхдокументов) дляпоследующейобработкииописаниявсроки, установленныеруководствомархива.

Входепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовнедопускается:

• вноситьвописьдел, документов(книгуучетаиописания) неучтенныеединицыхранения;
делатькакие-либопометы, исправленияилизаписивописяхдел, документовидругихучетныхдокументах.

Результатыпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовиобнаруженныевееходенедостаткификсируютсявлистепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовивактепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов.

Листпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовсоставляетсянепосредственновходепроверки, какправило, накаждуюописьдел, документовотдельно. Припроверкенебольшихпообъемуархивныхфондовдопускаетсясоставлениеодноголистапроверкинавсеописидел, документов. Вслучаеобнаружениявходепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовнедостатков, непредусмотренныхграфамилистапроверки, атакжеприполистнойпроверкедел, влиствводятсяуточненияидополнительныереквизиты. Листыпроверкинумеруютсявваловомпорядкевпределахархивногофондапокаждойпроверкеиподписываютсяисполнителями.

Наоснованиилиста(листов) проверкисоставляетсяактпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов. Одновременносактомпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпринеобходимостисоставляютсяактотехническихошибкахвучетныхдокументах; актобобнаруженииархивныхдокументов; актонеисправимыхповрежденияхдокументов(приложение№1) идругиеакты.

Поокончаниипроверкиналичияисостоянияархивныхдокументоввконцеописидел, документов(книгиучетаиописания) проставляетсяштамп"проверено", дата, должностьиподписьлица, производившегопроверку.

Вслучаеобнаружениявитоговойзаписиописидел, документов(книгиучетаиописания) неучтенныхлитерныхипропущенныхпорядковыхномеров, выбывшихвсоответствиисустановленнымпорядкомединицхранения, итоговаязаписьпересоставляется.

Навсеотсутствующиевходепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовединицыхранениясоставляютсякарточкиучетанеобнаруженныхархивныхдокументов. Ведениекартотекинеобнаруженныхархивныхдокументовосуществляетсяцентрализованнонабумажномносителеиливавтоматизированномрежимевсоответствиисреквизитамикарточкиучетанеобнаруженныхархивныхдокументов.

Результатыпроверкифизическогосостоянияархивныхдокументовзаносятсявкартотеку(книгу) учетафизического(технического) состоянияархивныхдокументов.

Проверканаличияисостоянияархивныхдокументовсчитаетсязавершеннойпослевнесенияизмененийвовсеучетныедокументы.

Послепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовкоробкисархивнымидокументамиопечатываются.

Розыскархивныхдокументов, необнаруженныхвходепроверкиналичияисостояния, организуетсясмоментавыявленияихотсутствия, ипроводитсявтечениеодногогодакакнепосредственновархиве, такивдругихорганизациях. Руководствоархивавправепродлитьсрокрозысканаоснованиидокладнойзапискируководителясоответствующегоструктурногоподразделенияархива.

Архивныедокументы, обнаруженныевходерозыска, передаютсяхранителю, которыйподкладываетихнаместо. Влистепроверкивграфе"Примечание" вкартотекенеобнаруженныхархивныхдокументовделаетсяотметкаобобнаруженииархивныхдокументов, котораязаверяетсяподписьюзаведующегоархивохранилищем(муниципальнымархивом).

Архивныедокументы, причиныотсутствиякоторыхподтвержденыдокументально, снимаютсясучетавустановленномпорядке.

Наархивныедокументы, необнаруженныевходерозыска, составляетсяактонеобнаружениидокументов, путирозыскакоторыхисчерпаны(приложение№2), иподробнаясправкаопроведениирозыска, которыевместесактомпроверкиналичияисостоянияархивныхдокументовпредставляютсяввышестоящийуполномоченныйорганисполнительнойвластивсфереархивногоделадляпринятияокончательногорешенияоснятиисучетатакихархивныхдокументов.

Решениеоснятииархивныхдокументовсучетаоформляетсяприказомруководителяархиванаоснованииписьменногоразрешениясоответствующегоуполномоченногоорганаисполнительнойвластивсфереархивногодела.

СнятиесучетадокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, одновременновходящихвсоставМузейногофондаРоссийскойФедерации, осуществляетсявсоответствииснастоящимиПравиламиипорядком, установленнымспециальноуполномоченнымфедеральныморганомисполнительнойвластидляМузейногофондаРоссийскойФедерации.

СнятиесучетадокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерации, одновременновходящихвсоставбиблиотечныхфондов, осуществляетсявсоответствииснастоящимиПравиламиипорядком, установленнымспециальноуполномоченнымфедеральныморганомисполнительнойвластидлябиблиотечныхфондовРоссийскойФедерации.

Вкартотекенеобнаруженныхархивныхдокументовделаетсяотметкаоснятииархивныхдокументовсучета.

Всроки, установленныеруководствомархива, систематическипроводятсяполныеиливыборочныепроверкиналичияисостоянияархивныхдокументов, выдававшихсяизархивохранилищвтечениегода. Результатыуказаннойпроверкиоформляются:

• приподтвержденииналичиядел- ввидедокладнойзапискиработника, ответственногозаорганизациюпроверкиналичия;
приотсутствиикаких-либоделбездокументированногообоснования- вустановленномпорядке.

Привыявлениинеобоснованногоотсутствияархивныхдокументовосуществляетсяихоперативныйрозыск. Вслучаебезрезультатностирозыскаотсутствующиеархивныедокументывключаютсявкартотекунеобнаруженныхдокументовдлядальнейшегоихрозыска.