Группировка исполненных документов в дела. Учет в храпение дел. Номенклатура дел

9.1. ДИОД после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

В исключительных случаях ДИОД в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Дела формируются централизованно в службе ДИОД, которая осуществляет их текущее и архивное хранение.

9.2. В случаях, когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (распоряжения, постановления, приказы, инструкции, отчеты, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, но являющимися ДИОД, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с ДИОД добавляете" отметка ограничения доступа. При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в службе открытого (несекретного) делопроизводства. Например:

Индексы дел  Заголовки дел

01-1                приказы по основной деятельности

01-1ДСП        тоже

08-98              Переписка об аренде помещений

08-98КФД      то же

9.3. При включении документа ДИОД в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает соответствующий гриф ограничения доступа и данное уточнение вносится в номенклатуру дел.

Если в деятельности структурного подразделения организации образуется небольшое количество ДИОД, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется: "Материалы ДИОД". Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Дела с несекретными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачивается информация ограниченного доступа, должны быть отнесены к категории дел ограниченного доступа. На обложках этих дел также проставляется соответствующий гриф ограничения доступа. Данные уточнения вносятся в номенклатуру дел.

На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

Раздельно с различиями по доступу хранится электронная ДИОД и несекретная (открытая) документация в памяти ПЭВМ.

В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются визами исполнителей (или контролирующего лица) и сотрудника службы ДИОД. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.

В небольших организациях ДИОД при поступлении или изъятии могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.

9.4. Учет дел ДИОД.

Основной формой учета дел ДИОД является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.

Номенклатура дел, предназначенных для систематизации ДИОД, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа ограничения доступа и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленной (изданной) ДИОД. После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на списочном учете (раздел 5). %-

Дела и издания ДИОД выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в журнале или карточке (автоматизированной картотеке) учета выдаваемых дел и изданий.

9.5. Снятие грифа ограничения доступа с дел.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации.

Решение вопроса о снятии грифа ограничения доступа с дел возлагается на создаваемую в установленном порядке экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включаются сотрудники службы ДИОД, представители службы открытого (несекретного) делопроизводства, ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководством организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф ограничения доступа снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.