Последовательность создания серийных документов

Тема 7. Создание серийных документов

Цель работы [1]: изучить приемы создания и печати серийных документов на примере стандартных писем.

Теоретико-методологическая часть

Последовательность создания серийных документов

Под серийными документами подразумеваются документы одина­кового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

Ø создание основного документа;

Ø создание источника данных;

Ø слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обыч­ный текст, и вычисляемые поля, замещаемые на данные, специфические для каждого документа.

Источник данных содержит данные, которые в серийном документе изменяются от экземпляра к экземпляру (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.).

 Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются значения из источника данных.

Создание основного документа

Для создания основного документа можно использовать окно активного документа или окно нового документа.

В первом случае необходимо предварительно открыть документ, который будет использоваться в качестве основного, а затем выполнить следующую последовательность действий:

· задать Сервис—Слияние;

· в диалоговом окне Слияние в группе Основной документ нажать кнопку Создать и в открывшемся списке типов документов указать Документы на бланке;

· в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Активное окно.

Во втором случае следует в диалоговом окне запроса нажать кнопку Создать основной документ. После этого ввести текст документа, общий для всех получателей.

Общепринятые типы документов (такие как письма, факсы, конверты, резюме, служебные записки и т.д.) можно быстро создать, используя ряд специальных шаблонов (мастеров), входящих в состав текстового редактора.

Чтобы создать документ с помощью мастера, следует:

· задать Файл—Создать;

· в появившемся диалоговом окне выбрать на вкладках имя требуемого мастера и нажать кнопку ОК;

· установить необходимые параметры в диалоговых окнах мастера в соответствии с желаемым видом документа (для перехода от одного окна к другому использовать кнопку Далее);

· по окончании формирования документа нажать кнопку Готово;

· при необходимости внести исправления в созданный мастером документ.

Определение источника данных

Источник данных представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному получателю, а столбец — определенному виду сведений (фамилия, адрес, возраст и т.д.). Таблица может содержаться в файле базы данных или в специальном документе Word.

Определить источник данных можно двумя способами:

Ø создать новый источник данных;

Ø использовать существующий источник данных.

Создание нового источника данных

Для создания нового источника данных следует:

· в диалоговом окне Слияние в группе Источник данных: нажать кнопку Получить данные и в открывшемся списке указать Создать источник данных;

· в появившемся диалоговом окне Создание источника данных отредактировать предлагаемый по умолчанию список полей (столбцов): добавить недостающие поля (вводя их названия в строку Поле: с последующим нажатием кнопки Добавить поле) и удалить ненужные (выделяя названия полей в списке с последующим нажатием кнопки Удалить поле)[2], после чего нажать кнопку ОК;

· в появившемся диалоговом окне Сохранение документа указать имя файла для источника данных и нажать кнопку Сохранить.

Далее для ввода данных в источник данных следует:

· в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Правка источника данных;

· в диалоговом окне Форма данных ввести записи источника данных (ввод каждой записи следует заканчивать нажатием кнопки Добавить);

· по окончании ввода данных нажать кнопку ОК.

Тема 7. Создание серийных документов

Цель работы [1]: изучить приемы создания и печати серийных документов на примере стандартных писем.

Теоретико-методологическая часть

Последовательность создания серийных документов

Под серийными документами подразумеваются документы одина­кового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

Ø создание основного документа;

Ø создание источника данных;

Ø слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обыч­ный текст, и вычисляемые поля, замещаемые на данные, специфические для каждого документа.

Источник данных содержит данные, которые в серийном документе изменяются от экземпляра к экземпляру (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.).

 Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются значения из источника данных.