Печать адресов на почтовых конвертах

Чтобы напечатать адреса на почтовых конвертах следует:

· задать Сервис—Слияние;

· в диалоговом окне Слияние в группе Основной документ нажать кнопку Создать, в открывшемся списке типов документов указать Конверты, в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Создать основной документ;

· определить источник данных (так же как при создании серийного документа);

· в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Настрой­ка основного документа;

· в диалоговом окне Параметры кон­верта, в списке Размер конверта: установить размер конверта, в группах Адрес получателя и Обратный адрес в полях: слева: и сверху: задать положение на конверте адресов получателя и отправителя и нажать кнопку ОК;

· в появившемся диалоговом окне Адрес конверта установить курсор в поле Образец адреса, вставить требуемые поля слияния[5] и нажать кнопку ОК;

· в диалоговом окне Слияние в группе Объединение нажать кнопку Объединить;

· в диалоговом окне Слияние в списке Назна­че­ние: указать, куда передать результат слияния, и нажать кнопку Объединить.

Контрольные вопросы

1. Что представляют собой серийные документы?

2. Какова последовательность создания серийных документов?

3. Какую информацию содержит основной документ?

4. Какие данные содержит источник данных?

5. Как ввести данные в источник данных?

6. Как вставить поля слияния в основной документ?

7. Как осуществить слияние источника данных и основного документа?

8. Как выполнить фильтрацию записей при слиянии документов?

9. Как отсортировать записи источника данных?

10. Как напечатать адреса на почтовых конвертах?

Практическая часть

Создать серийные документы, предназначенные для рассылки в различные организации при поступлении на работу.

1. Создать основной документ, содержащий заявление о приеме на работу и резюме. Для разработки резюме использовать соответствующий мастер шаблонов. В резюме включить фамилию, имя, отчество, адрес и другие сведения о себе. По окончании формирования документа просмотреть его на экране и сохранить в файле оd.doc в папке ECFAC.

2. Создать источник данных — базу данных организаций, куда предполагается разослать резюме. В базу данных включить следующие поля:

Ø Название организации	Ø Улица, дом, офис
Ø Страна	Ø ФИО получателя
Ø Индекс	Ø Пол
Ø Город

При необходимости можно добавить и другие поля. Источник данных сохранить в файле id.doc в папке ECFAC.

3.  Ввести данные в источник данных (по Вашему усмотрению, но не менее 6 записей). Просмотреть все записи на экране и при необходимости внести в них изменения. После редактирования источник данных записать в файл с тем же именем. 

4. Вставить в текст основного документа поля слияния.

5*. Организовать в тексте документа корректное обращение к работодателю (Уважаемый или Уважаемая в зависимости от пола). Для этого использовать вычисляемое поле IF…THEN…ELSE…. Для получения сведений о правилах его использования воспользоваться справочной системой.

6. Сохранить основной документ в файле с тем же именем.

7. Включить режим предварительного просмотра результатов слияния и проверить правильность замены полей слияния для всех записей источника данных.

8. Выполнить слияние основного документа и источника данных. Результат слияния записать в файл rez1.doc в папку ECFAC.

9. Выполнить фильтрацию потока экземпляров серийных документов. В качестве критерия отбора записей ввести: Город=Москва. Экземпляры серийных документов выдать в отсортированном виде. В качестве ключа сортировки использовать поле “Наименование организации”. Результат слияния сохранить в файле rez2.doc в папке ECFAC.

10. Сравнить содержимое полученных файлов: rez1.doc и res2.doc. Сделать соответствующие выводы.

11. Подготовить экземпляры почтовых конвертов для рассылки созданных документов адресатам. Сохранить их в файле pk.doc в папке ECFAC.

 

 

[1] Тема «Создание серийных документов» имеет факультативный характер.

[2] Чтобы изменить порядок следования полей в списке, следует воспользоваться кнопками со стрелками справа от списка.

[3] При необходимости следует установить нужную папку, а затем в списке Тип файлов выбрать соответствующий тип файла.

[4] В тексте основного документа имена вставляемых полей выделяются двойными угловыми скобками.

[5] Поля слияния, необходимые для формирования адреса на конверте, вставляются точно так же, как и при создании серийного документа.

* Задание повышенной степени сложности.