Запрещенные приемы во время деловой беседы

Ни в коем случае нельзя:

- перебивать речь собеседника;

- негативно оценивать его высказывания;

- подчеркивать разницу между собой и партнером;

- резко убыстрять темп беседы;

- избегать вторжения в личную зону партнера;

- пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что парт­нер возбужден;

-    не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

[Источник: Власова Н. М....И проснешься боссом. Справочник по психологии управления. Новосибирск, 1994, с. 87-89].

Эффективное ведение беседы - чрезвычайно сложное дело. Из­вестно, что специальная методика проведения деловых бесед помога­ет лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального резуль­тата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести дело­вую беседу, в частности у юриста, менеджера, является пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного до­роже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение дело­вых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, та­кие цели:

-    закрепить хорошие отношения с сотрудником;

-повысить удовлетворенность работника разными аспектами тру­довой деятельности - содержанием работы, условиями труда, ре­жимом деятельности и пр.;

- побудить работника, делового партнера, клиента к определенным
действиям;

- обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы,
между организациями;

- обеспечить лучшее взаимопонимание.

Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора. Вместе с тем не менее важное значение для оптимального построе­ния содержательной части беседы имеют ее ближайшие цели и за­дачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осущест­вить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о чем-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.

Очень важной частью беседы является ее начало. Некоторые счи­тают, что этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. Действительно, инициатору беседы нужно вырабо­тать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как нача­ло беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации.

Задачи первой фазы беседы:

- установление контакта с собеседником;

- создание приятной атмосферы для беседы;

- привлечение внимания к предмету собеседования;

- пробуждение интереса к беседе;

- перехват инициативы (в случае необходимости).

П. Мицич, автор книги "Как проводить деловые беседы", приво­дит несколько типичных примеров неэффективного начала беседы.

§ 5. ПРИЕМЫ "САМОУБИЙСТВЕННОГО" НАЧАЛА БЕСЕДЫ

1. Всегда следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал...", "Я бы хотел еще раз услышать...", "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать..."

2. Также необходимо избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику, подобных следующим примерам: "Давайте с вами быстренько рассмотрим...", "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...", "А у меня на этот счет совер­шенно другое мнение..."

3. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.

Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, но с психоло­гической точки зрения - это промах.