Реквизит «Отметка о наличии приложения»

 

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных

Хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

Перечень объектов для внедрения

Системы на 5 л. в 3 экз.

 

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

Перечень на 5 л. в 3 экз.

 

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

 

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись

приложений к письму от ___________ № ___________

 

Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1. 2. 3. ....   Секретарь                           Личная подпись                 И.О. Фамилия   Дата

 

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

 

Приложение: по описи.

 

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение:    письмо ЗАО «Стройдеталь»

От 18.04.2001 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

 

Приложение № 1

К письму ЗАО «Маяк»

От 08.04.2001 № 87/03-12

 

или

 

Приложение № 3

К приказу директора

ЗАО «Маяк»

От 12.05.2001 № 17

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки[23], например:

Приложение № 1

К приказу директора завода

От 30.11.2001 № 71

Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

 

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

 

или

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

 

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности[24]. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается вреквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки[25], например: