Реквизит «Визы согласования документа»

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

 

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения[28].

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности[29]:

• составитель документа;

• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

• общественные организации (при необходимости);

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

 

 

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

 

 

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

 

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов[30]:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).