Перечень документов и сроки их хранения в организации

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Обязательные документы, сроки их хранения в организации >>>

2. Рекомендуемые документы, сроки их хранения в организации >>>

3. Основания для издания документов в организации >>>

4. Журналы и книги учета в организации >>>

5. Акты, устанавливающие правила работы с архивными документами организации >>>

 

Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, вправе составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, руководствуются "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33), а также положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

 

Обязательные документы, сроки их хранения в организации

 

 С 1 января 2021 г. применяются новые Правила противопожарного режима в РФ. См. Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479. Данные изменения будут учтены в материале при его актуализации.

 

 С 1 января 2021 г. утрачивает силу Постановление Правительства РФ от 25.04.2012 N 390. См. Постановление Правительства РФ от 11.07.2020 N 1034. Изменения будут учтены в материале при его актуализации.

 

Акты, устанавливающие правила работы с архивными документами организации

 

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

С этой целью работодатели (как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели) вправе создавать архивы (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, Приказ Росархива от 11.04.2018 N 42).

Согласно ч. 5 ст. 14 названного Закона при работе с архивными документами (в том числе организации их хранения, комплектования, учета и использования) следует руководствоваться законодательством РФ (включая правила, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами. К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Для выполнения положений, установленных вышеупомянутыми Правилами, действуют Методические рекомендации по их применению, которые разработаны и утверждены Росархивом.

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ (ч. 1 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов определены, в частности, в ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, Перечне типовых управленческих архивных документов, Инструкции по его применению, Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

 

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Обязательные документы, сроки их хранения в организации >>>

2. Рекомендуемые документы, сроки их хранения в организации >>>

3. Основания для издания документов в организации >>>

4. Журналы и книги учета в организации >>>

5. Акты, устанавливающие правила работы с архивными документами организации >>>

 

Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, вправе составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, руководствуются "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33), а также положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).