Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов). Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

В соответствии с поручением Правительства РФ от 26.03.2020 N ДЧ-П-44-2409 федеральные органы исполнительной власти должны разработать новые или переработать существующие перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, предусмотренных ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.

В связи с этим Росархив дал федеральным органам исполнительной власти рекомендации. Тем органам, для которых есть утвержденные перечни документов, нужно:

- провести сравнительный анализ этих перечней с Перечнем типовых управленческих архивных документов;

- подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (далее - ЦЭПК при Росархиве) изменения, вносимые в такие перечни документов или новые редакции перечней. Изменения нужно представить в срок не позднее IV квартала 2020 г., а новые редакции перечней - не позднее II квартала 2021 г.

Тем федеральным органам исполнительной власти, для которых нет отдельных утвержденных перечней, при их подготовке следует руководствоваться Методическими рекомендациями по подготовке таких перечней документов. Они размещены на официальном сайте Росархива.

Подготовка перечней указанными органами осуществляется в два этапа:

1) разрабатывается схема построения (структуры и звенности) перечня документов, которая согласовывается с ЦЭПК при Росархиве;

2) разрабатывается перечень документов, проект которого согласовывается с ЦЭПК при Росархиве.

Наименования разделов и подразделов разрабатываемых перечней документов по типовым функциям должны соответствовать структуре Перечня типовых управленческих архивных документов. По мнению Росархива, целесообразно завершить первый этап указанной подготовки до конца IV квартала 2020 г., а второй - не позднее I квартала 2022 г. (Письмо Росархива от 08.04.2020 N 7/1000-Ю).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

- если делопроизводство закончено до 01.01.2003 - 75 лет;

- если делопроизводство закончено после 01.01.2003 - 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов - с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).