Выявление задач с превышением стоимости

Для выявления задач с превышением стоимости в MS Project менеджеры проектов используют стандартные фильтры:

a) «Затраты превышают...»

b) «Затраты сверх бюджета»

c) «Задачи с задержкой/превышением бюджета для...»

Два последних фильтра используют для работы с базовым планом проекта.

С целью получения последовательности задач, общие затраты которых превышают заданное значение (рис. 5.5) выполните действия:

> откройте любое представление проекта, в котором имеется перечень задач проекта.

> в списке фильтров выберите пункт «Затраты превышают...». В открывшемся диалоговом окне введите значение пороговой суммы (например, 5000р.) и нажмите на кнопку ОК.

 

Рис. 5.5. Применение автофильтра для анализа стоимости задач

 

С помощью автофильтра столбца «Общие затраты» Вы можете получить список задач, полная стоимость которых превышает указанную стоимость (например, среднюю) задач проекта.

 

Поиск временного резерва в календарном плане

Временной резерв — величина допустимого запаздывания задачи, не влияющего  на даты окончания других задач или всего проекта. Свободный временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, которое не приводит к задержке другой задачи. Общий временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, не вызывающее задержку даты окончания проекта. В календарном плане общий временной резерв указывает, насколько можно откладывать выполнение задач, чтобы результат не повлиял на другие задачи или дату окончания проекта

Поиск временных резервов осуществите следующим образом:

> в меню «Вид» выберите команду «Другие представления».

> в списке «Представления» выберите строку «Подробная диаграмма Ганта» и нажмите кнопку «Применить».

> в меню «Вид» выберите команды «Таблица» и «Календарный план».

В области диаграммы в представлении резервы времени отображаются в виде тонких отрезков справа от задачи. Значения резервов времени примыкают к обычным отрезкам диаграммы Ганта.

Если поля «Свободный временной резерв» и «Общий временной резерв» не отображены в области листа представления, для перехода к ним нажмите клавишу TAB.

Теперь Вы можете оставить на диаграмме Ганта только те задачи, которые спланированы с превышением затрат.

 

Отчеты о затратах

В MS Project имеется специальная группа стандартных отчетов «Затраты», предназначенных для представления сведений о стоимости проекта в различных разрезах [2]. На текущем этапе нас будут интересовать только два вида отчетов из этой группы (рис. 5.6):

· движение денежных средств;

· задачи с превышением.

 

 

Рис. 5.6. Группа отчетов «Затраты»

 

Отчет «Движение денежных средств» содержит информацию о распределении стоимости задач по времени. По умолчанию в качестве интервала времени используется неделя, однако может быть выбран любой другой интервал. Выбрать нужный тип отчета и сформировать отчет Вы можете в меню Вид/ Отчеты..,/ Отчеты о затратах.

Отчет «Движение денежных средств» относится к числу отчетов, настраиваемых пользователем. Вы можете изменять состав включаемой в отчет информации и форму ее представления.

Панель настройки отчета активизируется  в диалоговом окне «Отчеты о затратах», путем выбора вида отчета и нажатием на кнопке «Изменить». Панель состоит из трех вкладок:

1) «Определение» — обеспечивает выбор данных, подлежащих включению в отчет (рис. 5.7.);

2) «Подробности» — обеспечивает выбор формата представления данных;

3) «Сортировка» — позволяет указать правила упорядочивания данных в отчете.

 

Рис. 5.7. Настройка отчета «Движение денежных средств»

 

Кроме того, на панели имеется кнопка «Текст», щелчок на которой приводит к открытию стандартного окна Windows для выбора шрифта отчета.

Вкладка «Определение» содержит следующие основные элементы:

· текстовое поле «Название», в котором можно ввести название отчета, отражающее содержащуюся в нем информацию;

· группа элементов «Перекрестная таблица», которая обеспечивает выбор состава отображаемых в таблице данных и, в определенной степени, формата таблицы:

· элементы «Столбец» позволяют задать число столбцов таблицы и величину временного интервала, по которому вычисляются затраты;

· элементы «Строка» предназначены для выбора данных, отображаемых в строках таблицы. Левый раскрывающийся список содержит два пункта: «Задачи» и «Ресурсы». В зависимости от того какая категория элементов проекта выбрана в этом списке, изменяется состав полей данных в другом раскрывающемся списке, а также перечень доступных фильтров в списке «Фильтр»;

· раскрывающийся список «Фильтр», с помощью которого можно выполнить отбор задач или ресурсов, подлежащих включению в отчет. Список критериев отбора полностью идентичен списку критериев, доступных из окон представления проекта.