Организация процессов хранения и обработки данных с применением CУБД MS Access

Цель работы: изучение этапов создания базы данных (БД) (включая построение запросов, а также создание форм и отчетов) на примере создания БД, содержащей сведения о выплатах сотрудникам организации, в СУБД MS Access.

 

В MS Access создать базу данных, содержащую сведения о выплатах сотрудникам организации и состоящую из трех таблиц: «Сотрудники», «Выплаты» и «Справочник выплат».

1. Создать новую БД.

2. Создать в режиме конструктора следующие таблицы (имя таблицы задается при первом ее сохранении):

 

Таблица «Сотрудники»

Имя поля	Тип данных	Размер поля (дес. знаков)	Ключевое поле	Обязательное поле	Формат/ Маска ввода
Табельный номер	Числовой	Длинное целое (0)	да	Да
Фамилия	Текстовый			Да
Имя	Текстовый			Да
Отчество	Текстовый			Да
Должность	Текстовый			Да
Оклад	Денежный	(2)		Да

 

Таблица «Справочник выплат»

Имя поля	Тип данных	Размер поля (дес. знаков)	Ключевое поле	Обязательное поле	Формат / Маска ввода
Код выплаты	Числовой	Длинное целое (0)	да	Да
Наименование выплаты	Текстовый			Да

 

Таблица «Выплаты»

Имя поля	Тип данных	Размер поля (дес. знаков)	Индексир. поле	Обязательное поле	Формат / Маска ввода
Номер выплаты	Счетчик	Длинное целое (0)	Да (Доп. совпад.)	Да
Табельный номер	Числовой	Длинное целое (0)	Да (Доп. совпад.)	Да
Код выплаты	Числовой	Длинное целое (0)		Да
Выплата в % от оклада	Числовой	Длинное целое (2)		Да
Месяц	Дата/время			Да	mm.yyyy 99.9999

В свойствах поля «Код выплаты» на вкладке Подстановка установить следующие параметры:

Тип элемента управления	Поле со списком
Тип источника строк	Таблица или запрос
Источник строк	Справочник выплат
Присоединенный столбец
Число столбцов
Заглавия столбцов	Да
Ограничиться списком	Да

3. Установить между созданными таблицами следующие связи (Сервис à Схема данных…), задав для каждой из них обеспечение целостности данных, а также каскадное обновление и удаление связанных полей:

4. Внести в созданные таблицы соответствующую информацию:

5. Создать в режиме конструктора следующие запросы (для создания вычисляемых полей использовать построитель выражений, доступный через локальное меню):

5.1. Запрос «Начислено» – начисленные данному сотруднику суммы по месяцам.

5.1.1 Добавить таблицы все три таблицы.

5.1.2 Разрешить в запросе групповые операции (пункт Групповые операции контекстного меню).

5.1.3 Добавить в запрос следующие поля:

Поле	Имя таблицы	Групповая операция	Сортировка	Вывод на экран
Месяц	Выплаты	Группировка	по возрастанию	þ
Табельный номер	Сотрудники	Группировка	по возрастанию	þ
Фамилия	Сотрудники	Группировка
Имя	Сотрудники	Группировка
Отчество	Сотрудники	Группировка
Оклад	Сотрудники	Группировка		þ
Выплата в % от оклада	Выплаты	Sum		þ

5.1.4 Выполнить сохранение базы. (Файл à Сохранить).

5.1.5 Добавить в запрос следующие вычисляемые поля (пункт Построить… контекстного меню):

5.1.6 Установить для вычисляемых полей тип групповой операции Выражение и разрешить вывод на экран.

5.1.7 Установить для вычисляемых полей следующие свойства (пункт Свойства контекстного меню):

Поле	Формат поля	Подпись
Выражение 1		ФИО
Выражение 2	Денежный	Начислено

5.1.8 Для поля «Фамилия» в строке «Условие отбора» введите текст «[Введите фамилию]»

5.2. Запрос «Выплаты» – список всех сделанных сотрудникам выплат по месяцам.

5.2.1 Добавить таблицы все три таблицы.

5.2.2 Разрешить в запросе групповые операции (пункт Групповые операции контекстного меню).

5.2.3 Добавить в запрос следующие поля:

Поле	Имя таблицы	Групповая операция	Сортировка	Вывод на экран
Месяц	Выплаты	Группировка	по возрастанию	þ
Табельный номер	Сотрудники	Группировка	по возрастанию	þ
Фамилия	Сотрудники	Группировка
Имя	Сотрудники	Группировка
Отчество	Сотрудники	Группировка
Наименование выплаты	Справочник выплат	Группировка		þ
Выплата в % от оклада	Выплаты	Группировка		þ
Оклад	Сотрудники	Группировка

5.2.4 Выполнить сохранение базы. (Файл à Сохранить).

5.2.5 Добавить в запрос вычисляемые поля (аналогично п. 5.1.5).

5.2.6 Установить для вычисляемых полей тип групповой операции Выражение и разрешить вывод на экран.

5.2.7 Установить для вычисляемых полей следующие свойства (пункт Свойства контекстного меню):

Поле	Формат поля	Подпись
Выражение 1		ФИО
Выражение 2	Денежный	Размер выплаты

6. Проверить правильность работы созданных запросов.

7. Создать с помощью мастера форму на основе запроса «Запрос2 – Выплаты»:

– выбрать все поля запроса;

– выбрать внешний вид формы (например, ленточный);

– выбрать требуемый стиль.

8. Изучить возможности применения для формы различных вариантов фильтрации (см. контекстное меню).

9. Создать с помощью мастера отчет на основе запроса «Запрос2 – Выплаты».

– выбрать все поля запроса;

– добавить уровни группировок по полям «Месяц» и «Табельный номер»;

– задать подведение итогов (кнопка Итоги…): «Выражение2» – Sum;

– выбрать вид макета отчета (например, «структура 1»);

– выбрать требуемый стиль.

 

Отчет по практической работе должен содержать: цель работы; краткое описание действий по созданию базы данных; результаты работы (структуры таблиц, схема данных, запросы и результаты их выполнения, форма (с вариантами фильтрации), отчет); выводы по результатам Практической работы. При оформлении отчета в печатном виде в нижний колонтитул следует поместить фамилию, инициалы и номер группы обучаемого (8 пт., Arial, выравнивание по правому краю).

 

Лабораторная работа №4