Электронный документооборот предприятия

Электронный документооборот (ЭД) – это процесс движения электронных документов от одного пользователя к другому с использованием программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего создание, обработку, передачу и хранение информации.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем может быть подтверждена электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Владелец сертификата ключа подписи – физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим создавать свою ЭЦП в электронных документах (подписывать их).

Закрытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи.

Открытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭЦП, доступная любому пользователю информационной системы.

Сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостоверяющего центра, содержащий открытый ключ ЭЦП. Выдается для подтверждения подлинности ЭЦП и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Принцип работы с ЭЦП

Основой электронной цифровой подписи является математическое преобразование подписываемых данных с использованием личного секретного ключа. Создать ЭЦП можно только с использованием личного секретного закрытого ключа. Проверить действительность ЭЦП может любой, имеющий доступ к соответствующему открытому ключу. Любое изменение подписанных данных делает ЭЦП недействительной. ЭЦП, как и любые другие данные, можно передавать вместе с подписанными, то есть защищенными ею данными. Например, контрагент А может создать подписанное сообщение электронной почты и отправить текст сообщения вместе с подписью контрагенту Б, предоставив ему возможность удостовериться в подлинности отправителя этого сообщения. Кроме того, цифровая подпись позволяет убедиться в том, что данные при передаче адресату не были изменены (случайно или преднамеренно).

Большинство систем электронного документооборота реализуют следующие функции:

ü централизованное хранение документов,

ü ведение карточки документа,

ü обеспечение безопасности,

ü хранение версий, поиск по хранилищу документов,

ü выдача уведомлений в процессе обработки документа,

ü хранение маршрутов документов и заданий для пользователей,

ü интеграция с электронной почтой,

ü архивирование устаревших документов,

ü ведение распределенного хранилища документов,

ü предоставление удобного интерфейса,

ü сканирование и распознавание документов,

ü осуществление технической поддержки.

Примеры некоторых систем электронного документооборота (привести примеры самостоятельно, указать разработчика, сайт и краткое описание)

Пример

При выборе СЭД необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого предприятия.

 

 

6. Формирование интегрированного информационного пространства предприятия на основе CALS (Continuous Acquisition and Life-Cycle Support)

Под единым информационным пространством предприятия можно понимать совокупность информационных ресурсов для реализации функций управления

Для эффективного взаимодействия производственных подразделений предприятия (или группы предприятий) CALS предусматривает их интеграцию в единое информационное пространство, в рамках которого эти подразделения будут обмениваться информацией из различных информационных систем: систем автоматизированного проектирования, инженерных расчетов, технологической подготовки производства, системы подготовки эксплуатационной документации и т.д.

К основным принципам CALS можно отнести:

ü все данные об изделии, бизнес-процессах и ресурсах хранятся, управляются и взаимодействуют в группе предприятий в электронном виде. Подлинность документов обеспечивается использованием электронно-цифровой подписи;

ü все данные, используемые группой предприятий в рамках единого информационного пространства, являются единым источником информации для взаимодействующих подразделений и используются многократно. Данный подход позволяет существенно сократить потери на всех стадиях жизненного цикла продукта;

ü деятельность в рамках системы производится параллельно (параллельный инжиниринг);

ü данные доступны всем потребителям исходя из уровня доступа.

 

Главное достоинство CALS-технологий, по мнению авторов, состоит в том, что их внедрение позволит значительно повысить качество выпускаемой продукции, ускорить выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок, снизить издержки при производстве и эксплуатации сложных технических объектов.

Пример Лоция-Софтwww.lotsia.com Lotsia PLM

Позволяет комплексно автоматизировать управление предприятием, включая разработку технической документации, подготовку производства, управление складскими запасами, управление сбытом, управление кадрами, офисный документооборот и т.п.; а также обеспечивает информационную поддержку продукции на протяжении всего ее ЖЦ.

Модули: Lotsia PDM PLUS