Сложные (многоаспектные) письма

Сложные письма - это письма, состоящие из трёх или четырёх смысловых частей. Как правило, это: вступление, основная часть, заключение.

Сложные письма посвящены вопросам, требующим детального описания ситуации, ее анализа, приведения доказательств в пользу определенного мнения или решения, формулировки выводов, предложений, просьб. Как правило, сложные письма составляются в ситуациях, имеющих некоторую предысторию.

Вступление – это, как правило, описание событий либо принятых решений, которые предшествовали ситуации, в которой находится автор письма и которая заставляет составлять письмо, но имеют непосредственное отношение к этой ситуации. Например:

 

В соответствии с договором от 01.03.2016 № 15/83, заключенным между акционерным обществом “Сахалинрыба” и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить пятьсот 5-тонных контейнеров, однако, до настоящего времени контейнеры не выделены.

 

По существу, вступление раскрывает тему письма, устанавливает связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить. Обычно события, факты, раскрывающие тему письма, излагаются в их исторической последовательности, то есть так, как они происходили в действительности.

Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.);

- описание событий, имевших место в прошлом (предыстории).

Например:

В соответствии с планом работы в ноябре 2016 г. Контрольным управлением проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности Липовецкого машиностроительного завода.

 

Основная часть письма это - раскрытие темы, которое дается, как правило, через описание сложившейся ситуации и ее анализ. Эта часть - смысловой центр письма. Предмет письма может быть подвергнут детальному анализу, рассмотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. Особенность деловой переписки состоит в том, что основная часть письма формулируется как аргументация последующих выводов, которые будут изложены в следующей части – заключении.

 

В соответствии с договором от 01.03.2016 № 15/83, заключенным между акционерным обществом “Сахалинрыба” и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить пятьсот 5-тонных контейнеров, однако, до настоящего времени контейнеры не выделены. [Вступление]

В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости. [Обоснование]

 

Заключение - это итог рассмотрения темы, представляющий собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов, напоминаний и др. Заключение обычно начинается словом или словами, являющимися ключевыми в выводе и определяющими разновидность письма.

 

В соответствии с договором от 01.03.2016 № 15/83, заключенным между акционерным обществом “Сахалинрыба” и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить пятьсот 5-тонных контейнеров, однако, до настоящего времени контейнеры не выделены. [Вступление]

В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости. [Обоснование]

Убедительно просим Вас выполнить взятые на себя договорные обязательства и в срок до 01.06.2016 выделить первую партию 5-тонных контейнеров в количестве 200 штук. [Заключение]

Чаще всего в заключительной части деловых писем используются следующие глаголы:

просим – в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры…, просим предоставить информацию…, просим организовать встречу… и т.д.);

представляем, направляем или высылаем – в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение…, высылаем для сведения…, направляем на отзыв… и т.д.);

предлагаем – в письмах-предложениях (предлагаем принять участие…, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства… и т.д.);

напоминаем – в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора…, напоминаем о необходимости срочного завершения работ… и т.д.);

сообщаем – в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … и т.д.);

поздравляем – в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность…, поздравляем с 50-летием…, поздравляем с избранием в … и т.д.);

приглашаем – в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное…, приглашаем на заседание …, приглашаем принять участие в … и т.д.).

Если заключение содержит отказ, он формулируется как отрицание сделанного предложения или просьбы: "не располагаем...", "не нуждаемся...", "не считаем целесообразным...", "не считаем возможным..." и т.п.

Заключение письма может содержать несколько выводов, которые могут находиться в отношении дополнения друг друга или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или разрешения ситуации.

Предлагаем провести переговоры по детальному обсуждению условий поставки продовольственных товаров с представителями вашей фирмы в Москве в период с 15 по 30 ноября 2016 г.

 

Предупреждение. Текст делового письма может содержать еще одну часть, в которой формулируется предупреждение применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия. Эта своего рода "угроза" используется в таких письмах, в которых речь идет о невыполнении адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на него функций. Как правило, предупреждение начинается фразой: "в противном случае …", "в случае невыполнения …", "в случае отказа …" и т.п., например:

 

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в арбитражный суд.