Учет и размещение документов библиотечного фонда

4.1.Библиотека осуществляет индивидуальный и суммарный учет документов.

4.2. Учет документов фонда является основой финансовой и статистической отчетности о фонде и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению сохранности фонда.

4.3. Учет документов фонда включает регистрацию поступлениядокументов в фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине,составе, движении, стоимости фонда.

4.4. Библиотекаосуществляетиндивидуальный(дифференцированный) и суммарный (интегрированный) учёт поступающихв фонд и выбывающих из него документов в традиционном и(или)электронном виде.

4.5. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в Книге суммарного учета библиотеки. Также вносятся данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номерзаписи, источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

4.6. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа, принятого на баланс, инвентарного номера. Инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в инвентарных книгах библиотеки и в электронномкаталоге.

4.7. Библиотека проводит проверку фонда поэтапно в плановомпорядке, осуществляя полную проверку фонда один раз в 10 лет.

4.8.Библиотека ежегодно проводит анализ использования частейфондавцеляхповышенияэффективностиегоформированияииспользования.

4.9. Малоиспользуемые и устаревшие по содержанию документы,выявленные библиотекой при участии структурных подразделений образовательной организации в результатеанализа использования документов, подлежат списанию на основаниирешения библиотечной комиссии по сохранности фонда (на основаниипротокола).

4.10. Ветхие, дефектные, утраченные документы исключаются изфонда по решению библиотечной комиссии по сохранности фонда (наосновании протокола) в соответствии с нормативными документами.

4.11. Контрольвыполненияструктурнымиподразделениямибиблиотеки мероприятий, обеспечивающих сохранность документов фонда,осуществляет библиотечная комиссия по сохранности фонда.

4.12. Размещение библиотечного фонда направлено на создание оптимальных условий хранения документов.

4.13. Размещение фонда определяется сложившейся в библиотекеотраслевой системой его размещения, планировкой помещений библиотеки,видами документов и типами оборудования, используемого для их хранения,формами обслуживания пользователей.

4.14. Размещение библиотечного фонда электронных локальных сетевых документов осуществляют на сервере библиотеки посредством использования программных и аппаратных средств. Внешние электронные ресурсы, включающие ресурсы сторонних организаций, размещенные на удаленныхсерверах, к которым библиотека оформляет постоянный или временный доступ на условиях соглашения или договора.

4.15. Распределение документов между структурными подразделениями, дробность разделения фонда устанавливается библиотекой.

4.16. Расстановкафондаобеспечиваетоднозначноеопределениеместонахожденияконкретногодокументавсоответствиисшифром

4.17. Прирасстановкефондадолжнывыполнятьсятребованияэкономичности и рациональности использования площадей фондохранилищбез ущемления интересов пользователей.

4.18. При организации фонда в библиотеке применяются следующиевиды расстановок:

−для документов монографического уровня – систематически-алфавитная;

−для документов сериального уровня–алфавитно-хронологическая (для газет) и порядково-хронологическая (для журналов ипродолжающихся изданий).

4.19. Документы при систематически-алфавитной расстановке группируются по отраслям знаний, а внутри соответствующих разделов - по алфавиту авторов или заглавий.

4.20. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечных классификаций, принятых в библиотеке (ББК,УДК).

4.21. При алфавитно-хронологической расстановке документы (газеты)

группируются по алфавиту названий, а внутри - по хронологии (год, номер).

4.22. Припорядково-хронологической расстановке документы(журналы, продолжающиеся издания) располагаются по возрастанию порядковых номеров, присвоенных при регистрации в учетных документах, внутри порядкового номера – по годам издания, затем выпускам, томам, номерам.