Работа с библиотеками SharePoint 2010

Многие пользователи интересуются, чем отличается обычное хранение файлов в общем файловом ресурсе где-то в сети, на локальных жестких дисках, чтобы они были всегда под рукой, или в ящиках электронной почты для хранения и управления. Кроме того, они хотят разобраться в различиях объемов усилий, необходимых для использования инструментов SharePoint и получить общее представление о выгодах, которые будут доступны им и их организациям после инвестирования в новые технологии, имеющиеся в линейке продуктов SharePoint 2010.

Библиотеки документов SharePoint 2010 содержат множество возможностей, которые доказали свою пользу для самых различных пользователей и проектов и позволяют администраторам сайтов настраивать средства хранения и коллективной работы, которые имеются в библиотеках и повышают производительность труда пользователей. Вот преимущества библиотек документов SharePoint:

• Администратору библиотеки документов доступны мощные средства управления тем, кто может добавлять, изменять и удалять документы или просто читать их — чего обычно невозможно добиться при использовании общего сетевого файлового ресурса. Следовательно, диспетчер уровня отдела может легко управлять набором пользователей, которые могут читать или изменять документы под его присмотром без заполнения специальной заявки или получения специальных полномочий в сети. Права доступа можно задавать и для отдельных документов или папок в библиотеке.

' IТспользование w>jijhrf«и си'ННЕГЧИГ.М! ² 11 r"i i

“--—--——---— ------ - 455 >

Глава 19

В библиотеке документов можно включить ведение версий, и тогда в ней будут храниться полные копии предыдущих версий документа для их просмотра или восстановления. Можно отслеживать как главные, так и второстепенные версии, что позволяет более формально определить, готов ли документ для общего использования или еще находится на стадии разработки.

Можно задать оповещения для находящихся в библиотеке документов, папок или всей библиотеки, чтобы некоторые пользователи получали почтовые извещения об изменении, добавлении или удалении документов, а также по другим критериям — например, еженедельную сводку, которая позволяет уменьшить трафик.

Документы можно изымать из библиотеки (с запоминанием имени лица, изъявшего этот документ), чтобы другие пользователи не могли изменить его. Такое изъятие обычно рекомендуется выполнять перед редактированием документа.

В библиотеке документов можно хранить шаблоны для создания новых документов, которые затем будут храниться в этой библиотеке. Так, например, библиотека документов, предназначенная для хранения технических спецификаций, может содержать шаблонный документ с рекомендуемым форматом, компоновкой и разделами.

В библиотеку документов можно добавить метаданные, которые позволяют точнее описывать типы документов на основании принятых в компании стандартов (например, постановка задачи, план проекта, отчет, процедура), продукт, к которому они относятся, владельца документа (а также кто последним его изменил) и множество другой текстовой или числовой информации. В SharePoint 2010 возможен еще больший контроль над стандартными значениями в библиотеке документов, а также добавление рейтинга. Рейтинги документов показаны на рис. 19.1 — в самом правом столбце.

4b l«*l Mitrviet | Protected Mod* Off

Р

ibtti)/FenrcrflWtem*.«px?Roat