Разработка приказа и сметы расходов на проведение научных мероприятий

9.1 Перед проведением научного мероприятия (не позднее, чем за 1 месяц) оформляется приказ по УГНТУ (Приложение Е) с указанием лица, ответственного за его проведение (далее – Ответственное лицо) с приложением сметы расходов (согласно приказу вузаоб утверждении порядка формирования и составления смет, утверждаемого ежегодно).

9.2 Проект приказа об организации и проведении научного мероприятия и смету расходов на проведение научного мероприятия подготавливает секретарь организационного комитета и согласовывает с Отделом финансирования и экономического планирования.

9.3 В смете расходов на проведение научного мероприятия могут быть отражены следующие расходы:

- транспортные услуги;

- приобретение канцелярских и расходных материалов;

- издательские расходы (приглашение, программа, раздаточный комплект участника, оригинал-макет, редактирование, печать, художественное оформление, печать сборника и др.)

- проживание участников научного мероприятия (приглашенных ученых, спикеров, экспертов и т.д.);

- организация питания участников научного мероприятия;

- оплата труда сотрудников, непосредственно занятых на научном мероприятии (в составе редакционной коллегии, организационного комитета и т.д.)[1].

- прочие расходы, определяемые Оргкомитетом.

9.4 По факту проведения научного мероприятия Ответственным лицом формируется пакет подтверждающих документов, включающий:

- договоры с организациями на обслуживание научного мероприятия (официальный обед, буфетное обслуживание; услуги переводчиков, не состоящих в штате организации; проживание членов делегации, транспортное обслуживание);

- акты выполненных работ, оказанных услуг (официальный обед; буфетное обслуживание; услуги переводчиков, не состоящих в штате организации; проживание членов делегации, транспортное обслуживание);

- счета-фактуры на обслуживание делегации (питание), проживание членов делегации, услуги переводчика, не состоящего в штате организации;

- счета-заказы (меню), заверенные предприятием общественного питания, которое оказывало услуги питания;

- копия лицензии, позволяющей специализированной организации осуществлять услуги по переводу с иностранного языка;

- прочие подтверждающие документы.

9.5 Пакет оформленных документов в течение 5 рабочих дней со дня проведения научного мероприятия передается в Отдел кассовых операций и безналичных расчетовУправления бухгалтерского учета для безналичной оплаты услуг сторонних организаций.

9.6 В случае приобретения Ответственным лицом товара за наличный расчет для организации научного мероприятия в срок не позднее 3 рабочих дней со дня проведения оформляется авансовый отчет с приложением первичных подтверждающих документов (чек ККТ, товарный чек, товарная накладная и др.) и представляется в Отдел по учету приносящей доход деятельности Управления бухгалтерского учета.

9.7 В случае вручения сувенирной продукции в рамках научного мероприятия Ответственное лицо:

- собирает документы, подтверждающие факт расходования денежных средств;

- составляет акт на списание сувенирной продукции в соответствии с требованиями Учетной политики УГНТУ. Акт на списание сувенирной продукции представляется в Материальный отдел Управления бухгалтерского учета в сроки, установленные приказом по УГНТУ.

9.8 При превышении стоимости вручаемых в рамках научного мероприятия сувениров трех тысяч рублей (на 1 человека) ответственное лицо обеспечивает заключение договора дарения движимого имущества с одаряемым в письменной форме и передачу одного экземпляра оформленного договора в Отдел по расчетам с персоналом и студентами.

9.9 При превышении стоимости вручаемых в рамках научного мероприятия сувениров четырех тысяч рублей (на 1 человека):

- Ответственное лицо обеспечивает:

1) представление в Отдел по расчетам с персоналом и студентами Управления бухгалтерского учета сведений о лицах, которым были вручены сувениры (ФИО лица, ИНН, адрес, паспортные данные, сумма сувенира);

2) внесение лицом, получившим сувениры, в кассу Университета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленного в установленном порядке;

3) в случае невозможности удержания сумм налога на доходы физических лиц со стоимости врученных сувениров, превышающих 4000 руб. – уведомляет лицо, получившее подарок, о его обязанности самостоятельно предоставить в налоговый орган декларацию по НДФЛ и уплатить налог в установленные сроки.

         - Отдел по расчетам с персоналом и студентами Управления бухгалтерского учета:

1) производит исчисление и удержание налога на доходы физических лиц со стоимости врученных сувениров, превышающий 4000 руб. (на 1 человека), декларирование налога в установленном порядке;

2) в случае невозможности удержания сумм налога на доходы физических лиц со стоимости врученных сувениров, превышающих 4000 руб. – сообщает в налоговый орган о получении физическим лицом дохода.

 

 

Подготовка и рассылка информационных писем

 

10.1. Проект информационного письма готовит ответственный секретарь Оргкомитета.

В информационном письме обязательно должны быть указаны:

- название научного мероприятия с указанием сокращенного названия (девиза, аббревиатуры или др.);

-дата и место проведения научного мероприятия;

- организаторы научного мероприятия, состав Оргкомитета, тематические направления, контактная информация (телефон, факс, почтовый и электронный адрес Оргкомитета, адрес сайта мероприятия);

-организационный взнос за участие в научном мероприятии;

-информация о регистрации для участия в научном мероприятии;

-информация о том, где будут опубликованы материалы научного мероприятия.

10.2 К информационному письму прилагается образец заполнения платежного поручения (в случае, если участие в мероприятии платное) с указанием назначения платежа - сокращенного названия научного мероприятия (девиза, аббревиатуры или др.).

10.3 Информационное письмо рассылает ответственный секретарь Оргкомитета непозднее, чем за 4-6 месяцев до начала мероприятия (в зависимости от статуса мероприятия) по предварительно разработанному списку. Информационное письмо с приложением в электронном виде передается в Центр информационного обеспечения и рекламы УГНТУ для размещения на официальном сайте УГНТУ (для международных мероприятий необходима также англоязычная версия письма).