Анализ запросов, заявок на подряд и контрактов

4.4.1 Запросы, заявки на подряд и контракты ведутся и анализируются руководством НЦПЭ с учетом технических, финансовых и юридических аспектов.

Процедуры и формы заключения договоров НЦПЭ, как структурного подразделения ФГБОУ ВО СамГТУ, соответствуют установленным в университете.

Запрос, заявка на подряд и контракт анализируется рациональным и эффективным способом с учетом финансовых, юридических аспектов и календарного плана. Для внутренних Заказчиков процедура анализа запросов, заявок на подряд и контрактов может быть упрощена.

 Политика и процедуры анализа, ведущего к заключению контракта на испытания и/или калибровки, гарантируют, что:

a) требования, включая используемые методы, адекватно определены и задокументированы;

б) НЦПЭ имеет возможности и ресурсы, позволяющие выполнить требования. Анализ возможностей устанавливает, что НЦПЭ располагает необходимыми материальными, человеческими и информационными ресурсами, персонал НЦПЭ обладает необходимыми навыками и опытом для проведения испытаний и/или калибровки. Анализ учитывает результаты предыдущего участия в межлабораторных сравнительных испытаниях или проверках квалификации, и/или осуществлении программ предварительных испытаний и/или калибровки с использованием проб или образцов, для которых известно измеряемое значение или результат испытания, с целью определения неопределённостей измерений, пределов обнаружения, доверительных интервалов и др.;

в) выбран соответствующий метод испытания и/или калибровки, способный удовлетворить требованиям Заказчиков.

Любые расхождения между запросом или заявкой на подряд и контрактом должны быть устранены до начала какой-либо работы. Каждый контракт должен быть согласован обеими сторонами (лабораторией и Заказчиком) и составлен в письменном виде.

4.4.2 Ведётся запись анализа запросов, заявок на подряд и контрактов с учетом любых существенных изменений. Записи о соответствующих переговорах с Заказчиком, касающихся его требований или результатов работ, выполненных в ходе выполнения контракта, заносятся в Журнал заявок и запросов 130-40 (Приложение 9).

Для решения плановых и других задач достаточно указать дату и идентификационные данные (должность, фамилия, инициалы) лица, ответственного за выполнение работ по контракту. В отношении повторяющихся плановых вопросов анализ необходим только на начальной исследовательской стадии или при заключении контракта на длительную плановую работу, проводимую в рамках генерального соглашения с Заказчиком, при условии, что требования Заказчика остаются неизменными. В отношении новых, сложных или перспективных задач по испытаниям и/или калибровке следует вести более подробные записи.

4.4.3 Анализ включает в себя все работы, выполняемые лабораторией по субподряду.

4.4.4 Заказчик информируется обо всех отклонениях от контракта в письменном виде с указанием даты.

4.4.5 Если контракт нуждается в изменениях после того, как работа началась, то должен быть повторен тот же процесс анализа контракта и любые изменения должны быть сообщены всему персоналу, которого они касаются.

Заключение субподрядов на проведение испытаний и калибровки

4.5.1 Правила привлечения НЦПЭ юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в целях выполнения отдельных работ по исследованиям (испытаниям) и измерениям

Если НЦПЭ заключает субподряд по непредвиденным причинам (например, перегруженность, необходимость в дополнительной экспертизе или временная неспособность) или на постоянной основе (например, на условиях постоянного субподряда, соглашений о представительстве или льготах), то эта работа должна быть передана компетентному субподрядчику. Компетентным является такой субподрядчик, который выполняет работу в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 и соответствует Критериям аккредитации РФ.

Компетентность субподрядчика определяется наличием данных о нем в Реестре аккредитованных лабораторий. Лаборатория обязана запросить у субподрядчика заверенную копию аттестата аккредитации и области аккредитации.

4.5.2 НЦПЭ уведомляет Заказчика о субподряде в письменном виде и в необходимых случаях получает одобрение Заказчика, предпочтительно тоже в письменном виде.

4.5.3 НЦПЭ несет ответственность перед Заказчиком за работу, выполняемую субподрядчиком, за исключением тех случаев, когда субподрядчика выбирает Заказчик или регулирующий орган.

Для проведения работ, лаборатория предоставляет субподрядчику рабочие пробы с этикетками и сопроводительными ведомостями, позволяющими четко их идентифицировать.

По окончании работ, субподрядчик выдает лаборатории протоколы результатов аналитических работ от своего имени по форме, установленной аккредитованной лабораторией.

4.5.4 Правила ведения записей о соответствии выполненной субподрядчиком работы установленным требованиям

Бухгалтерией НИЧ ФГБОУ ВО СамГТУ ведется регистрация всех субподрядчиков, к услугам которых НЦПЭ прибегает для проведения испытаний и/или калибровки, и записи, подтверждающие соответствие выполненной работы требованиям ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009.