Подписать людей на уведомления по задаче

Человек, который ставит новую задачу, может сразу отметить тех участников, которые по его мнению, должны получать e-mail уведомления. Для этого в правом блоке создания задачи наведите курсором рядом с именем сотрудника, появится значок «Подписать». Отметьте тех участников, которых вы хотите подписать на получение уведомлений.

Сразу после того, как задача будет создана, все подписанные участники получат уведомление на свой почтовый ящик. Через минуту они уже будут знать о новой задаче. Кроме этого, все они будут получать уведомления о каждом новом комментарии к этой задаче или о каждой новой подзадаче.

Регулярная (повторяющаяся) задача. Отмена повторения.

Любую задачу, которая должна выполняться повторно, можно сделать регулярной. Будь то еженедельный отчет для клиента, начисление месячного оклада или квартальный отчет для налоговой. Чтобы включить повторение, выберите в модальном окне установки сроков задачи пункт «Повторять».

В окне установки сроков появится меню с вариантами повторений.

(1)Вы можете отменить повторение любой задачи, просто сбросив это свойство

(2)Установка вариантов дальнейшего развития событий после закрытия повторяющейся задачи

У повторяющейся задачи может быть несколько вариантов дальнейшего развития событий после закрытия:

1-й вариант: Создать новую задачу

После закрытия повторяющегося задания создается новая задача с новым сроком (или диапазоном) согласно графику повторений. Этот алгоритм действует по умолчанию.

2-й вариант: Перенос даты

Используйте этот тип повторений для периодических заданий, которые не требуют отчетности и допускают невыполнение. Это будет не копия закрытой задачи, а всегда одна и та же открытая задача. Сразу после закрытия она открывается заново со следующей по графику датой повторения.

Для этого передвиньте слайдер в положение перенести дату.

Создание шаблонной задачи

Для начала создайте проект и назовите его, например, «Шаблон». В статусе отметьте режим «Спящий» и затем наполните его типовыми задачами и подзадачами. Задачи из такого проекта не появляются в списках заданий и календаре активности.

Для того, чтобы наполнить шаблонными задачами каждый новый проект, используйте функцию массового копирования.

К примеру, создадим шаблонную задачу для процесса «Найма нового сотрудника».

1) Создадим проект «Типовые процессы» в режиме Спящий.

Создадим шаблонную задачу, в которой создадим чек-лист с действиями по сотруднику. Задачу поставим на «Паузу» и назначим ответственного по умолчанию. В описании задачи — напишем чек-лист. Можно использовать @mention (упоминания), если за пункт ответственен конкретный человек.

После этого создадим действующий операционный проект «Прием сотрудников на работу»

Когда появиться новый сотрудник — просто скопируйте шаблонную задачу из проекта с шаблонами «Типовые процессы» в боевой проект «Прием сотрудников на работу».

Внесение запланированных и фактических затрат в задачу

Внести запланированные задачи вы можете в окне редактирования задачи.

Также, вы можете внести фактические затраты. Для этого нажмите на значок «Затраты» в верхней части описания задачи.

В открывшемся окне внесите в соответствующие графы количество времени и (/или) денег и нажмите на кнопку «Добавить». При необходимости можно добавить несколько записей. По окончании внесения затрат нажмите кнопку «Добавить» и изменения будут сохранены.

Изменить или установить предполагаемые затраты можете прямо из окна внесения затрат: