Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотока

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Входящая документация – это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· Содержание документопотока

· Структура документопотока

· Режим или цикличность документопотока

· Направление документопотока

· Объем документопотока

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.

Жизненный цикл документа.

Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

· документы создаются;

· рецензируются и исправляются;

· формально или неформально утверждаются;

· распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

· выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

· при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами:

- Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован.

- После этого документ начинает движение по органу власти. В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

- Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено..») очень часто может занимать довольно много времени.

- Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется.

- Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа