Вопрос №1. Порядок выдачи дел из архива.

. Дела выдаются из хранилищ:

для использования работниками организации;

для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

во временное пользование для других организаций;

для проведения архивных работ с документами;

для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

1 месяц для использования работниками организации;

1 месяц для использования документов в читальном зале;

3 месяца во временное пользование для других организаций;

6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

 

Практическое задание. Составить карточку - заместитель дела.

(наименование организации)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело

(№ и название)

Опись

(№ и название)

Фонд

(№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п	Ф.И.О. поль­зо­ва­те­ля	Да­та вы­да­чи	Дата воз­вра­та

Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции. Виды.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Функции: 1. Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2. Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно- влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3. Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан.

4. Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.

Практическое задание. Заполнить опись предложенных дел.

 

 

Экзаменационный билет № 10