Вставка фамилий при заполнении реквизитов «автор», «адресат» и других

Все фамилии при заполнении реквизитов РК, резолюций и отметок об исполнении выбираются из справочника организаций.

Выбор фамилии с помощью инструмента «Прочие».

Нажмите на ссылку «Прочие», расположенную справа от реквизита «От кого» (Рисунок 34).

Рисунок 34 Выбор фамилии с помощью инструмента «Прочие» при заполнении карточки документа

В левой части появившегося окна введите название организации, к которой принадлежит автор. Например, «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)».

Рисунок 35 Справочник организаций и пользователей - выбор организации

Выберите автора в списке, появившемся в правой части окна. Набором фамилии сотрудника в поле «Поиск» происходит уточнение списка сотрудников (Рисунок 36).

ФИО и организация выбранного автора подставляется в карточку документа. Аналогичным образом можно осуществлять выбор адресата, автора резолюции и т.д.

Рисунок 36 Справочник организаций и пользователей - выбор автора

Если полное название организации неизвестно, Вы можете ввести сокращенные слова, установив между ними символ «*». В этом случае в справочнике отобразятся все найденные совпадения (Рисунок 37).

Рисунок 37 Справочник организаций и пользователей

Выбор фамилии или группы организации из списка сотрудников своей организации

1. В каждой организации около реквизитов вставки фамилий отображается ссылка, содержащая фамилии сотрудников только данной конкретной организации. Например, в Тестовой организации отображается ссылка «Тестовая организация».

Рисунок 38 Заполнение карточки документа – ссылка своей организации

2. После нажатия на ссылку откроется окно со списком сотрудников организации (Рисунок 39).

Рисунок 39 Окно со списком сотрудников организации

3. Если вам необходимо выбрать несколько фамилий, проставьте отметки левой клавишей мыши слева от фамилий, после этого нажмите на ссылку « Добавить отмеченных » в конце списка (Рисунок 40).

Рисунок 40 Окно со списком сотрудников: выбор нескольких фамилий

4. Если требуется добавить одну фамилию, нужно нажать левой кнопкой мыши на необходимую фамилию. ФИО и организация выбранных адресатов подставятся в карточку документа.

Выбор фамилии при помощи ввода первых букв.

1. В реквизитах «От кого», «Кому» и др. введите начальные буквы требуемой фамилии. Система выведет список зарегистрированных персоналий, фамилии которых начинаются с указанных букв, отсортированный по частоте использования.

2. Необходимую фамилию выберите нажатием левой клавиши мыши. ФИО и организация выбранного автора подставятся в РКФ. Аналогичным образом можно осуществить выбор адресата, автора резолюции и др. (Рисунок 41).

Рисунок 41 Выбор фамилии при помощи ввода первых букв