Регистрация документов, пришедших в электронном виде

1. Для перехода к списку документов, пришедших в организацию в электронном виде, нажмите на ссылки «Без номеров», «Без номеров с ЭП» или «Без номеров МЭДО» в левом меню.

Рисунок 67 Входящие документы без номеров

Сортировка документов по ссылке «без номеров» по организациям:

- во Вх. без номеров можно выбрать организацию-отправителя - в этом выпадающем списке организации, направившие в текущую организацию документы, а в выпадающем списке с ФИО (Адресат) соответственно пользователи, кому отправлен документ в текущей организации:

Рисунок 68 Фильтр организация отправитель

При нажатии на ссылку «Распределить» перед Вами высвечивается список сотрудников, указанных в структуре организации. Есть возможность выбрать любого сотрудника, нажав на фамилию в перечне левой кнопкой мыши. Для отмены указанного ранее распределения воспользуйтесь ссылкой «Снять распределение». Для отмены операции нажать кнопку «Закрыть».

Рисунок 69 Распределение документов для присвоения номера

Реализована возможность распределения одновременно нескольких документов одному сотруднику. Для этого необходимо отметить эти документы галочками в списке (выбор документов осуществляется нажатием левой кнопки мыши в крайнем левом столбце списка). После этого нажать на кнопку «Распределить выбранные документы» и в открывшемся окне выбрать сотрудника (Рисунок 70).

Рисунок 70 Выбор нескольких документов для распределения

Рисунок 71 Выбор сотрудника для распределения

Также распределение возможно после ознакомления с документом.

Рисунок 72 Кнопка «Распределить»

В историю карточки служебных документов добавлены новые события:

- распределение нового документа на регистрацию;

-снятие документа с распределения на регистрацию;

- перевод документа ОГ, поступившего по МЭДО, в категорию входящих документов (служебные документы).

2. Из списка документов для регистрации выберите необходимый и нажмите на строку в таблице для открытия карточки соответствующего документа.

3. Регистрация документа, поступившего в электронном виде, производится нажатием на пиктограмму «Регистрировать документ», расположенную над карточкой документа. Прежде чем его зарегистрировать, проверьте правильность оформления, адресования, сканирования, заполнения РК в организации-отправителе.

Рисунок 73 Регистрация нового документа

Внимание! Присвоение номера происходит автоматически, после выбора соответствующего индекса номенклатуры. В переходный период, когда документооборот ведется в двух системах, номер регистрации можно перенести из параллельной системы, набрав с клавиатуры.

4. Если документ поступил в Вашу организацию ошибочно, верните документ с указанием причины отказа, нажав на пиктограмму «Отказ в регистрации». После указания причины возвращения документа организации-автору, нажмите кнопку «Отказать».

Рисунок 74 Отказ в регистрации документа

5. Для создания исходящего документа, подготовленного в ответ на поступивший входящий документ, нажмите пиктограмму «Ответить» над РК.

Рисунок 75 Возможности работы с документом

В созданном исходящем документе уже будут заполнены поля «Подпись», «Исполнитель», «Дата», «Кому» и «Краткое содержание» а также установлена связка на документ.

5. Воспользовавшись пиктограммой «Список связанных» можно просмотреть все связанные документы, указанные в полях «На №», «На документ ссылаются».

6. Регистрация исходящих документов происходит аналогично. При регистрации результирующего документа проекта согласования, в проекте отображается не только номер документа, под которым он зарегистрирован, но и дата регистрации этого документа.

Рисунок 76 Документ зарегистрирован под номером