Общегосударственные нормативные и методические документы

Общегосударственные нормативно-методические докумен­ты по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

К ним относятся:

Нормативные и методические акты по делопроизвод­ству:

• Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и формы документов, используемых в гражданских правоот­ношениях, основные виды и формы договоров;

• Федеральный закон-«Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ, который ус­тановил основные понятия (например, информация, доку­мент, информационные процессы, ресурсы, системы, кон­фиденциальная и персональная информация и др.);

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991;

• Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД). Является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, относится к унифицированным системам документации и формам документов, разрешен­ных к применению в народном хозяйстве. Объектами клас­сификации по ОКУД являются общероссийские (межотрас­левые, межведомственные) унифицированные формы до­кументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обо­значения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации;

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2001. Инструкция предназначена не только для федеральных органов испол­нительной власти, она может быть полезна для службы делопроизводства организации любой формы собствен­ности;

• ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организаци­онно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановле­ния, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000);

• Основные правила работы архивов организации. — М., 2002;

• Перечень документов с указанием сроков хранения (типо­вой или ведомственный);

• Типовое положение о ведении делопроизводства по пред­ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен­ных органах, на предприятиях, в учреждениях и организа­циях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особен­ности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, веде­ние аналитической справки по обращениям. Методика, из­ложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того, обработка определенной категории документов

регламентируется специальными актами, такими, как:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ;

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34;

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Нормативы времени на работу с документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. — М., 1995; Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению орга­нов управления, утвержденные Постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г № 152. — М., 1993;

Нормы времени на работы по документационному обеспе­чению управленческих структур федеральных органов ис­полнительной власти, утвержденные постановлением Мин­труда от 26 марта 2002 г. № 23;

Единые нормы времени (выработки) на машинописные ра­боты, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64. — М. 1988;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

ТЕМА 2.  ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Требования к тексту

Приступая к составлению документа, руководствуются сле­дующими правилами.

Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Во-вторых, изучаются решения пра­вительства, законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согла­совывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

Формулировки служебного документа должны быть без­упречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности, максимальной краткости документа при полноте информации и точности, что исключает возможность двояко­го понимания текста.

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В протоколах используется форма изложе­ния текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведет­ся от 3-го лица единственного числа («Иванов возражает... и предлагает»).

Широкое распространение в служебных документах полу­чило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие инфор­мации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, реко­мендуется при первом употреблении сокращения в тексте з скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организа­ционно-распорядительная документация). Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются не­скольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Структура текста — совокупность текстовых компонентов, расположенных в опре­деленной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели со­ставления документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из од­ной или нескольких фраз (предложений) и характеризующие­ся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, под­разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими

цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требо­ваниям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер разде­ла, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставит­ся. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или нормативны­ми актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.

8.  Трафаретные тексты, анкеты, таблицы, первичная документация

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для запол­нения переменной информацией, которая характеризует кон­кретную ситуацию, отражаемую данным документом.

В компьютерных программах, предназначенных для набо­ра и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «1етрШе» и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты существуют во всех сферах дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреж­дения, фирмы, так и системы предприятий, учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Согласно методике разработки трафаретных текстов сна­чала выявляются типовые управленческие задачи, собирает­ся информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения. Затем составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуа­цию. Этот проект согласовывается со специалистами, состав­ляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание обращается на употребление профессио­нальных терминов. Наконец, проект окончательно редактиру­ется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ.

В особую группу можно выделить унифицированные фор­мы документов, которые разрабатываются для наиболее мас­совых видов документов. В них установлено, какая информа­ция должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются орга­низацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты — «опросные листы для получения определенных све­дений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование — один из ос­новных методов в социологических исследованиях.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о чис­ловых данных, приведенных в определенную систему и рас­положенных по графам. Таблица позволяет представить ин­формацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требо­вания к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р1.5-92. ГОСТ посвящен по­строению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядитель­ную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей». ГОСТ назы­вает обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения.

Элементы текста документа

Заголовок к тексту

Закончив составлять текст документа, к нему формулиру­ют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он размещается посе­редине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Обязательное составление за­головка — важнейшее требование правильного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только ко­роткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.