Тема 5.    распорядительные документы (постановления, решения, распоряжения, приказы)

Все распорядительные документы должны строго соответ­ствовать закону.

Стадии подготовки распорядительного документа: изуче­ние существа вопроса, подготовка проекта, согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляются стадии обсуждения и принятия на заседании коллегиального органа. Главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глуби­на знания вопроса, общий культурный уровень, умение изла­гать мысли).

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распоря­дительной. Констатирующая часть является введением в су­щество рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. Здесь могут быть пе­речислены факты, события, даны комментарии.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме и начинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «при­казываю» — в приказе.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственно­го числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третье­го лица единственного числа («постановляет», «решил»). Сло­ва «постановляет» («постановил»),-«решает» («решил»), «пред­лагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от рас­порядительной. Располагаются эти слова на отдельной стро­ке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед сло­вами «постановляет» и «решает» указывается название колле­гиального органа. Например:

Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ; Коллегия РЕШАЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановля­ющей части. Формулировки этой части должны быть конкрет­ными, четкими, ясными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам.

Текст распорядительного документа имеет заголовок, в ко­тором должно быть кратко сформулировано его содержание. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется

при помощи отглагольных существительных (например, «о на­значении...», «об утверждении...», «о введении...») или сущест­вительных, указывающих на предмет (например, «об итогах...», «о мерах»).

Пример оформления приказа:

Администрация N-ской области Управление школ

ПРИКАЗ

05.05.2003.       № 14

' г. N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2003.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2003.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2003. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии).

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева СИ.

Начальник управления       Подпись          О.И. Леонтьев

После составления текста документа необходимо провес­ти его согласование и подписание. Согласование осуществля­ется путем визирования или проставления грифа согласова­ния. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. Полностью подготовленные проекты до­кументов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие ис­правления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

ТЕМА 6.   ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ