Содержащими конфиденциальные сведения

Правила оформления, регистрации документации, со­держащей конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о со­хранении коммерческой тайны предприятия. Памятка со­ставляется службой безопасности с учетом специфики кон­кретного предприятия, подписывается заместителем директо­ра и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и со­хранность документов, содержащих конфиденциальные сведе­ния, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должно­стное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциальный Экз. №

или

К! Экз. № '

Такие грифы показывают, что право собственности на ин формацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайн; является результатом совместной деятельности с другим пред приятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указа­ний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ предусмотрели все возможные последствия от свободной (безограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество эк­земпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Печатание документов с грифом «КТ» производите? централизованно, в специально отведенном помещении (ра­бочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются дл? регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информа­цию, должны регистрироваться отдельно от остальной докумен­тации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"»:

Журнал регистрации документов с грифом «КТ»

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должно­стным лицом или секретарем-референтом, если ему предостав­лено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпля­ров основного документа и приложений к нему. В случае от­сутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из ко­торых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдель­ное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутрен­няя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сей­фе, который опечатывается должностным лицом, ответствен­ным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работ­ники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.