Характеристика ситуации на основе собранной информации

Под ситуацией понимается совокупность обстоятельств, возникающих как результат комбинации воздействия внеш­ней и внутренней среды организации, которые могут носить как объективный, так и субъективный характер, т.е. могут быть закономерными или случайными. Внешняя среда харак­теризуется определенными параметрами: взаимосвязью, дина­мичностью и неопределенностью. Взаимосвязь выражается в том, что изменение какого-либо одного фактора неминуемо влечет изменение других. Степень динамичности означает скорость изменения факторов, воздействующих на среду, она зависит также от сферы действия объекта и сложности его связи с другими объектами среды. Так, например, динамичность среды в таких отраслях, как телекоммуникации, биотехнологии, фар­мацевтика, косметика, несравнимо выше, чем, допустим, в мебельной, консервной и других отраслях. Степень неопреде­ ленности выражает наличие у лица, принимающего решение, информации о состоянии среды, в частности степени ее дина­мичности.

Очевидно, что комбинации рассмотренных выше факторов столь многообразны, что даже при наличии сложного техни­ческого аппарата изложить их все практически невозможно. Поэтому в процессе принятия решения возникает естествен­ное стремление упростить ситуацию, привести ее к уже при­вычной или, по крайней мере, более управляемой. С этой це­лью либо ограничивается временной период, применительно к которому собирается информация и принимается решение, либо делаются попытки привести незапрограммированную ситуацию к каким-либо запрограммированным аналогам. Упрощение ситуации достигается также ограничением числа па­раметров, включаемых в анализ, или ограничением количест­ва аналогов, рассматриваемых из прошлой практики.

Управленческие ситуации имеют объективный характер, од­нако степень объективности зависит от ряда субъективных об­стоятельств. Главными из них являются способность лица, при­нимающего решение, сформировать представление, отследить динамику этого представления, а также способность корректи­ровать собственное представление, если поступает информация, не соответствующая объективному характеру ситуации.

Любая ситуация должна быть охарактеризована в соответ­ствии с перечнем вопросов, предложенных еще Цицероном: кто (субъект), что (объект), чем (средство), как (способ), ког­да (время), где (место) и зачем (цель).

Классификация ситуаций необходима для предварительной оценки возможного характера проблем и привлечения заблагов­ременно необходимой информации или помощи консультантов. Классификация ситуаций осу­ществляется следующим признакам:

по масштабам действия (система в целом, эле­менты системы, подсистемы); причинам возникновения;

 по содержанию.

По масштабам действия ситуации подразделяются на:

общесистемные;

возникающие в элементах системы;

возникающие в подсистемах.

Например, отсутствие заказов на продукцию определенно­го вида скорее всего — системная ситуация, поскольку она за­трагивает всю фирму, а отключение воды в цехе № 1 — подсистемная.

По причинам возникновения ситуации делятся на:

производственные;

экономические;

психологические;

организационные;

социальные.

По содержанию ситуации подразделяются на:

сохранение функционирования объекта;

появление новой цели;

искусственно создаваемые трудности (конкурентами);

случайные обстоятельства. Например, невыполнение плана по дохо­дам в текущем году — это ситуация, связанная с текущей дея­тельностью, а изменение доли рынка потребует перехода ком­пании на инновационный метод хозяйствования, т.е. ситуация возникает в силу необходимости перехода в новое состояние.

Определение содержания ситуации подскажет поле приня­тия решения, окажет влияние на состав и характер необходимой информации и крут привлеченных к принятию и реализации решения лиц.

Дифференциация по степени сложности, степени структурированности и оценке субъекта управления носит во многом субъективный характер и зависит от квалификации лица, прини­мающего решения. Одна и та же ситуация может показаться молодому руководителю сложной и трудно поддающейся анализу, а опытному менеджеру — достаточно простой и хорошо структурированной.