Ночная смена службы приема ( Night audit ) (23.00-7.00)

Отель подводит баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня. Целесообразно это делать в позднее вечернее и раннее утреннее время (с 24 до 3 часов), поскольку к этому вре­мени завершают свою работу службы дополнительных и сопутст­вующих услуг и поэтому поступление от них счетов в кассу Reception приостанавливается. Для правильного функциониро­вания автоматизированной системы управления отелем преду­смотрена плановая остановка компьютерных машин на некото­рое время для проведения системных работ, копирования и сброса информации в текущий и долгосрочные архивы (архива­ция или «Ночные системные работы»). Эту работу необходимо делать в ночное время, поскольку днем невозможно приостано­вить текущую работу на компьютере (прием оплаты за прожива­ние и дополнительные платные услуги, перевод из одного номе­ра в другой, регистрация, выписка клиента и др.).

Из множества обязанностей ночного аудитора можно выде­лить наиболее важные:

1. Выполнять все функции, связанные с поселением, обслу­живанием, выпиской клиентов отеля.

2. Вносить данные по расходам клиентов на их счета, кото­рые не были внесены сотрудниками вечерней смены.

3. Контролировать правильность начисления платежей за
предоставленные гостям услуги предыдущими сменами, вносить
необходимые коррективы, составлять отчет по расхождениям и
ошибкам (если имеются) для руководителя службы приема и
размещения.

2.4. Выезд гостя. Процедура выписки гостя 213

- 4. Вести необходимую документацию, параллельный учет на случай выхода из строя компьютерной системы.

5. Подготавливать полный суточный отчет о деятельности
отеля за предыдущий день.

6. Подготавливать к 7.00 сведения о занятости номерного
фонда (Housekeeping Report) для службы хозяйственного обеспе­чения (Housekeeping).

7. Осуществлять контрольный обход по отелю с целью выяв­ления возможных нарушений и при необходимости принимать
решения в пределах своей компетенции.

8. Производить побудку клиентов и выступать в качестве те­лефонного оператора (при необходимости) и т. д.

Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу днев­ной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подго­товлены к операции оплаты. Таким образом процесс обслужива­ния клиентов в часы наиболее массового отъезда (с 7 до 12 ча­сов) значительно ускоряется.

Подробнее с должностными обязанностями и квалификаци­онными требованиями к основным должностям сотрудников службы приема и размещения можно ознакомиться в Приложе­нии 7 и Приложении 8.

Контрольные вопросы и задания

1. Какой порядок расчета оплаты за проживание в гостиницах в соответ­ствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ?

2. Расскажите о функциях кассира службы приема и размещения, стан­дартном оборудовании его рабочего места, подготовке и проведении
операции расчета.

3. Как происходит оплата за проживание, дополнительные платные услу­ги, телефонные переговоры, взимание платы за порчу или утерю кли­ентами имущества отеля?

4. Продемонстрируйте знания о порядке получения оплаты за услуги
отеля кредитной картой, наличными, ваучерами. Какие особенности
существуют при оплате гостиничных услуг по безналичному расчету?

5. Какими правилами руководствуется персонал службы приема и раз­мещения при предоставлении обслуживания держателям кредитных
карт международных платежных систем?

6. Объясните суть услуги экспрес-выписки.

214 Глава 2. Технологический цикл обслуживания...

2.4. Выезд гостя. Процедура выписки гостя                 215

Приложение 1