Тема III. Microsoft Word в корпоративной среде

ТЕМА III. MICROSOFT WORD В КОРПОРАТИВНОЙ СРЕДЕ

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Подготовка документов путем слияния

Документы слияния

Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).

ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.

КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.

НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.

КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.

Основные понятия

СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.

Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.

ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).

ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.

ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.

Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.

 

 

Адресная книга

Основной документ                                                  Источник данных

 

 

 

Документы слияния

Создание основного документа

Основной документ — это обычный документ, в который будут вставляться поля слияния. Эти поля слияния будут заполняться из источника данных (адресной книги), когда мы дадим команду слияния основного документа и информации из адресной книги.

Первоначально элементы управления этой группы не активны: они активизируются лишь после выбора источника данных и составления списка получателей.

Создание источника данных

Источником данных (адресной книгой или списком рассылок) может быть документ почти любого типа, лишь бы его структура была понятной текстовому процессору. То есть, процессор должен различать, где заканчивается одна запись и начинается другая, а также как разделены поля данных внутри записи.

Типы источников данных

На практике в качестве источников данных применяют:

• специально подготовленные документы Word;

• веб-документы, имеющие табличную структуру;

• таблицы баз данных (например, Microsoft Access);

• электронные таблицы Microsoft Excel;

• документы, подготовленные в специальном программном средстве, входящем в пакет Microsoft Office и интегрированном с Microsoft Word.

У встроенного средства Microsoft Office, предназначенного для работы с источниками данных, есть много достоинств, среди которых простота, удобство, скорость работы. Но есть у него и существенный недостаток - его надо наполнять данными, а это весьма нелегкий труд. Вот почему в реальной жизни приходится использовать в качестве источников данных все, что можно - почтовые базы данных, полученные из Интернета, таблицы Access или Excel, устаревшие базы данных в форматах dBase, Clipper, FoxPro и т.п.

ЗАДАНИЕ 2. Создание источника данных и его правка

Подготовка источника данных

Рассмотрим окно встроенного средства создания источника данных в Word, которое называется Новый список адресов.

1. Для создания списка рассылок (списка адресов) выберите команду РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Выбрать получателей – Ввести новый список.

Открывшееся окно Новый список адресов – это окно встроенной системы управления базой данных.

Ввод данных

4. Заполните записями Новый список адресов,нажимая каждый раз кнопку Создать запись.

М_Ж	Кому	Адрес	Индекс	Город	Имя
м	Иванову И.П.	Ул.Герцена,15-25	610024	Киров	Иван Петрович
ж	Петровой М.И.	Ул.Мира, 35-78	610044	Яранск	Мария Ивановна
м	Сидорову С.И.	Ул.Труда,10-23	610036	Уржум	Сергей Ильич

 

Закончив список получателей писем слияния, нажмите OK.

5. Сохраните файл списка получателей в своей папке под именем Адресная книга. Источник данных сохраняется в формате. mdb (файл базы данных программы MS Access).

Примечание. По умолчанию сохранение происходит в папку Мои документы\Мои источники данных.

Иванову И.П.

Ул. Геоцена,15-25-23

Киров

Уважаемый Иван Петрович!

 

5. Для перехода в режим правки основного документа повторно нажмите кнопку Просмотр результатов.

Примечание. Если вас устраивает обращение в письмах «Уважаемый(ая)», то для его вставки можно воспользоваться командой РАССЫЛКИ – Составление документа и вставка полей – Строка приветствия.

ЗАДАНИЕ 4. Завершение операции слияния

ТЕМА III. MICROSOFT WORD В КОРПОРАТИВНОЙ СРЕДЕ

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Подготовка документов путем слияния

Документы слияния

Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).

ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.

КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.

НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.

КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.

Основные понятия

СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.

Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.

ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).

ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.

ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.

Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.

 

 

Адресная книга

Основной документ                                                  Источник данных

 

 

 

Документы слияния