Веб-страница как источник данных

Возможность использования таблиц Word в качестве источников данных открывает перед нами необъятные возможности использования таблиц (или списков), размещенных на веб-страницах. Для этого их достаточно выделить в браузере, скопировать и вставить в пустой документ Word, после чего проверить и отредактировать.

Электронная таблица Excel как источник данных

Таблицы Excel тоже можно успешно подключать к Microsoft Word в качестве источника данных. При этом важно иметь в виду простейшие ограничения:

• таблица должна располагаться на отдельном листе Excel;

• данные первой строки рассматриваются как имена полей;

• между первой строкой (строкой заголовков) и строками записей нежелательны пустые строки.

ЗАДАНИЕ 1. Создание основного документа (письма)

1. Создайте документ, на основе которого будет создан основной документ. Настройте параметры печатного листа. Сохраните документ в своей папке под именем Приглашение.

2. Введите текст, равно относящийся ко всем получателям сообщения.

 

 

Приглашаем Вас принять участие в научной конференции "Защита авторского права в Интернете", организатором которой является Кировский филиал Московского гуманитарно-экономическо института. Просим подтвердить свое участие по электронной почте.

С дружеским приветом, оргкомитет

E-mail: mgei@mgei.kirov.ru

 

 

Далее, там, где требуется индивидуальное обращение к получателю, нужно вставить соответствующие поля слияния в основной документ из списка рассылок (адресной книги). Для этого мы должны обратиться к этому списку, а если его нет создать его прямо в окне Word.

ЗАДАНИЕ 2. Создание источника данных и его правка

Подготовка источника данных

Рассмотрим окно встроенного средства создания источника данных в Word, которое называется Новый список адресов.

1. Для создания списка рассылок (списка адресов) выберите команду РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Выбрать получателей – Ввести новый список.

Открывшееся окно Новый список адресов – это окно встроенной системы управления базой данных.

Правка структуры источника данных

2. Чтобы изменить предлагаемый по умолчанию список полей и их порядок, в диалоговом окне Новый список адресов щелкните по кнопке Настройка столбцов.

3. Удалите ненужные поля адресной книги, добавьте новые поля в новом окне Настройка списка адресов, используя кнопки Удалить, Добавить, Переименовать:

М_Ж, Кому, Адрес, Индекс, Город, Имя.

Кнопками Вверх, Вниз расположите поля в нужном порядке. Нажмите кнопку ОК.

Ввод данных

4. Заполните записями Новый список адресов,нажимая каждый раз кнопку Создать запись.

М_Ж	Кому	Адрес	Индекс	Город	Имя
м	Иванову И.П.	Ул.Герцена,15-25	610024	Киров	Иван Петрович
ж	Петровой М.И.	Ул.Мира, 35-78	610044	Яранск	Мария Ивановна
м	Сидорову С.И.	Ул.Труда,10-23	610036	Уржум	Сергей Ильич

 

Закончив список получателей писем слияния, нажмите OK.

5. Сохраните файл списка получателей в своей папке под именем Адресная книга. Источник данных сохраняется в формате. mdb (файл базы данных программы MS Access).

Примечание. По умолчанию сохранение происходит в папку Мои документы\Мои источники данных.