Частота упоминаемых проблем:

· отклонения от темы совещания 83%;

· плохая подготовка 77%;

· сомнительная эффективность 74%;

· участники плохо слушают друг друга 68%;

· многословие участников 62%;

· длительность совещания 60%;

· отсутствие кворума 51%.

Этот список показывает, что совещания можно и нужно улучшать.

 

ОПРЕДЕЛЯЕМ НЕОБХОДИМОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

Зачастую регулярные деловые встречи становятся просто привычкой, отдыхом от работы в одиночестве. Но эффективность ненужного совещания стремится к нулю - фактически совещание становится просто потерянным рабочим временем.

Поэтому прежде, чем назначать совещание - убедитесь, что оно действительно необходимо - возможно это поможет Вам сэкономить рабочее время - свое и сотрудников.

Во-первых, подумайте и решите: 

 Нет ли лучшего способа достичь цели, чем совещание?  

 Можно ли отложить совещание, насколько оно срочно?  

Во-вторых, определите цену совещания. Совещания стоят времени и денег. И то, и другое – ценно.

Главная цена совещания –рабочее время.

Учтите время на подготовку и участие в совещании, время проезда к месту совещания.  

Оцените “стоимость наоборот” - что участники сделают, если не соберутся на совещание.  

Возможно, быстрее и проще вывесить объявление, издать меморандум или сделать серию телефонных звонков?    

 

ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СОВЕЩАНИЯ

Целью одних совещаний является информирование участников, другие служат для того, чтобы совместно принять решение. Рассмотрим их характеристики: 

 

    

Цель совещания:
Информационное	Проблемное
Число участников:
Встреча наедине	Многолюдное собрание
Степень формальности:
Неформальное	Формальное, строго регламентированное
Применение специальных средств связи:
Очная встреча	Заочная конференция

Табл. 1 Основные характеристики совещания

ИНФОРМАЦИОННОЕ И ПРОБЛЕМНОЕ СОВЕЩАНИЕ

 

Если цель совещания - информирование участников, это информационное совещание. Например, обмен опытом, информирование сотрудников об изменениях в оплате отпусков.

Если цель - принятие решений, это проблемное совещание. Например, определение годового объема продаж, поиск способов разрешения бюджетного дефицита.

 

	Если цель – информирование	Если цель – принятие решений
Кол-во участников	Любое	Небольшое (лучше до 12 человек)
Кто участвует	Все, кого нужно информировать	Ответственные и рядовые участники обсуждения
Процесс коммуникации	От лидера к участникам, можно задавать вопросы.	Общая дискуссия
Размещение участников	Стиль школьного класса – участники лицом к лидеру	Стиль конференции – участники лицом друг к другу
Эффективный стиль лидерства	Авторитарный	Демократический – “все участвуют”
Основной акцент	Содержание	Продуктивная дискуссия и решение проблемы
Ключ к успеху	Подготовка информации к докладу	Создание нужной атмосферы, свободное выражение мнений

Таблица 2. Особенности совещаний

 

Особенности проблемного совещания

Поскольку цель проблемного совещания - принятие решений, к участию в нем следует привлекать только тех, кто действительно имеет отношение к решаемой проблеме.

Для участия в проблемном совещании нужно пригласить: 

· специалистов по проблеме, 

· ответственных за данный участок работы,  

· тех, кто полномочен принимать важные решения.  

Критерии отбора участников:

· знания в соответствующей области,

· полномочия для принятия решений,

· заинтересованность в решении проблемы,

· возможность выделить время,

· наличие определенного мнения по проблеме,

· умение выражать свои мысли четко и при этом свободно, без стеснения,

· открытость новому опыту, “незашоренность”.

 

Особенности неформального совещания

Неформальное совещание отличается от регламентированного прежде всего тем, что некоторые требования, предъявляемые к времени и месту проведения, составу участников и способу ведения дискуссии для него необязательны.

Особенности неформальногосовещания: 

· малое количество участников (часто до 3-4),  

· свободная форма ведения собрания,  

· цель - решение мелких вопросов, свободная дискуссия, срочные объявления.  

Неформальные совещания часто используются при подготовке большого регламентированного совещания.