Комфорт не замечается, неудобства выбивают участников из колеи.

Полезный совет: Должно быть удобно, но не слишком –иначе люди “уснут”.

Обеспечьте необходимые технические средства. Продумайте, какие технические специалисты должны обслуживать совещание.

Полезный совет. Проверьте, работают ли все системы обеспечения. Например, проекторы, микрофоны, лампы. Убедитесь, что все докладчики знают, как управлять техникой.    

Использование проекционного экрана

Экран должен быть виден всем. Докладчик не должен его загораживать.

Экран размещают справа от докладчика - для удобства показа.

Желательно, чтобы все видели экран под углом не более 25 градусов. Это не всегда возможно и зависит от технических характеристик экрана.

Экран располагается на более узкой стене помещения.

Размер экрана определяется расстоянием до него:

 

Расстояние до экрана (м)	6	7,5	9	10,5	12
Оптимальный размер экрана (м)	1,2 х 1,2	1,5 х 1,5	1,8 х 1,8	2,1 х 2,1	2,4 х 2,4

Табл. 4. Размер экрана и расстояние до него

 

Вспомогательные средства

Помимо оборудования: 

· Приготовьте дополнительные копии материалов, кто-то обязательно потеряет свой экземпляр.

· Раздайте канцтовары - по возможности, с логотипом вашей фирмы. Участники обязательно начнут искать ручку, бумагу и пр.

· Расставьте карточки с именами для размещения участников, если они не рассаживаются другим способом.

· Приготовьте прохладительные напитки и т.п.

· Проверьте наличие парковки.

· Обеспечьте наличие помещения для курения (сообщите правила для курящих – когда и где можно курить).

· Четко обозначьте туалеты и прочие помещения (проверьте наличие в туалетных комнатах всего необходимого).

Полезный совет: Даже если на столах напитки, устраивайте перерывы на чай и кофе. Это время для неформальных общений. Но не кормите обильно – расслабятся и начнут засыпать.

ФУНКЦИИ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

 

У каждого участника совещания должна быть своя роль и от того, как он ее будет выполнять зависит эффективность совещания. 

В этой части нашего курса мы рассмотрим: 

· основные функции лидера (ведущего),

· основные функции других участников,

· правила расположения участников,

· правила ведения совещания,

· методы управления вниманием,

· способы управления поведением участников.

 

Проверяем готовность лидера к совещанию

Лидер совещания должен четко знать: 

· цели - чего нужно достичь в итоге,

· время – дату, длительность совещания,

· участников – состав и количество,

· повестку дня – список пунктов, имена ответственных за каждый пункт,

· какие материалы понадобятся для обсуждения,

· вовремя ли разосланы подготовленные материалы,

· как оборудовано помещение – включая управление техническими средствами,

· функции каждого участника - например, секретарь, ответственный за контроль времени, катализатор дискуссии,

· что нужно для подготовки следующей встречи.

 

Участники перед началом совещания должны знать: 

· дату и время совещания,

· место проведения,

· как проехать на место (если нужно – где парковать машину),

· какова их личная цель и “взнос” в совещание,

· что нужно подготовить,

· какая предусмотрена форма одежды,

· где питаться.

Полезный совет:

Если вы просто участник – убедитесь, что готовы к обсуждению интересующего вопроса и имеете все необходимые материалы.

Иногородние участники дополнительно должны знать: 

· как добираться до места проведения совещания,

· где они будут проживать и как добираться до места проживания,

· как они будут оплачивать дорогу, пребывание, питание и т.п.

 

РАЗМЕЩЕНИЕ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

 

Правильное распределение мест обеспечит нужную эмоциональную атмосферу.  

Общие правила распределения мест

· Нужно соблюдать иерархию – лидер сидит во главе стола.

· Обычно место справа от лидера – привилегированное.    

· Старайтесь не сажать рядом приверженцев разных мнений. Они будут вести приватное обсуждение.

Полезный совет:

Помните о культурных различиях.

Так, в странах Азии важен возраст: места распределяются по старшинству.

В других странах более важен статус: так, вице-президент и президент компании обычно сидят на разных по значимости местах.

 Размещение двоих участников

Фактор размещения особенно сильно влияет на ход встречи с глазу на глаз.

Обычно используется три стиля:

Поддерживающий стиль - участники сидят за столом под углом 90 градусов друг к другу	Сотрудничающий стиль - участники сидят рядом за одной стороной стола	Конфронтация – участники сидят по разные стороны стола

 

Рис. 1. Размещение участников совещания