Общая структура повестки дня:

· формальные пункты – кто участвует, какова процедура, цель и т.п.,

· отсылка к решениям предыдущего совещания,

· “домашнее задание” группы подготовки,

· пункты, требующие содержательного обсуждения,

· назначение времени и места следующего совещания.

Пример повестки дня

· Открытие – причины и цели, временные ограничения.

· Проблемы для решения.

· Выработка возможных решений.

· Выбор решений из предложенного набора.

· Разработка плана решения проблемы.

· Определение заданий по выполнению этого плана.

· Планирование следующей встречи.

· Подведение итогов.

Часто бывает удобно составление двух вариантов повестки дня - для ведущего и для остальных участников. Повестка дня для остальных участников повторяет повестку дня ведущего, но может быть менее подробной - некоторые детали, важные для ведущего, для остальных участников могут быть просто ненужными.

Детальная повестка дня для ведущего включает: 

· примерное время обсуждения каждого пункта,  

· фамилии приглашенных, основных докладчиков и участников дискуссии по каждому пункту, 

· пометки о необходимом оборудовании, вопросах для уточнения.  

Советы организатору совещания

Идеальный алгоритм формирования повестки: 

· составьте черновой план повестки дня, разошлите участникам,  

· включите их предложения в новый вариант,  

· повторите цикл, если это необходимо,   

· составьте окончательный вариант повестки.  

Предусмотрите в начале совещания 5 минут на возможные поправки к повестке дня. При внесении новых пунктов уточните их порядок. 

Не меняйте утвержденную повестку дня без согласования с участниками.Помните: убрать пункт легче, чем добавить  

Рассылая готовую повестку дня, учитывайте, кто с ней просто ознакомится, а кто планирует быть активным участником. Во избежание недоразумений сообщите каждому его роль.

 

 

ДАТА И ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

Вся подготовительная работа может пойти насмарку, если неправильно выбрать место и время проведения совещания. Чем же руководствоваться при выборе места и времени?

Дата и время начала совещания должны быть удобны для всех, при этом необходимо учесть:

· пожелания участников,  

· длительность подготовительного периода.  

Убедитесь, что в нужное время все основные участники могут прийти, что - подходящее помещение свободно.  

Длительность совещания определяют с учетом регламента, времени на перерывы, подведение итогов. 

Полезный совет: Перерывы предусматриваются, если совещание длится более получаса.     

Время совещания – полезные советы

Избегайте назначать совещания:  

· вечером - перед праздниками и выходными,  

· рано утром - после выходных и праздников,  

· в течение часа после обеда.  

Не занятые в бизнесе профессионалы могут совещаться в нерабочее время – обычно по вечерам.  

Сделайте совещание кратким и конструктивным.   

Никто не возразит, если совещание закончится раньше времени, но если позднее – никто не будет в восторге.      

       

МЕСТО СОВЕЩАНИЯ

Правильно выбранное место проведения совещания: 

· соответствует цели,  

· снабжено всем необходимым,  

· имеет подходящий размер,

· до него удобно добираться.   

Полезный совет: Съездите хотя бы раз на новое место совещания.

Важен не только комфорт, но и возможность создания нужной атмосферы – неформальной или официальной. Например, иногда необходима нейтральная территория.

Полезный совет: Бронируйте помещение на более долгое время, чем длится совещание – нужно все подготовить, установить и убрать оборудование.    

Критерии выбора

· Выбирая помещение, задайте себе следующие вопросы: 

· Соответствует ли размер помещения количеству приглашенных?

· Если людей много - достаточно ли широкие входы-выходы? Не возникнет ли давка?

· Нормальны ли освещение, температура, вентиляция? Как их регулировать?

· Достаточно ли тихо? Не будут ли мешать звонки, хождение посторонних и т.п.?

· Хорошая ли акустика, всем ли будет хорошо слышно и видно?

· Как с мебелью? Посидите в кресле хотя бы 10 минут – удобно?

· Удобно ли добираться до места всем участникам?

· Доступны ли банки, рестораны, гостиницы - если будут приезжие?

· Сколько стоит использование данного помещения?

· Свободно ли помещение в течение всего нужного времени?

 

 

Место совещания	Достоинства	Недостатки
Кабинет ведущего	Все материалы под рукой. Усиливает авторитет лидера	Могут прерывать люди и звонки
Кабинет подчиненного	Подчеркивает статус подчиненного	Может быть маловат
Переговорная комната компании	Снимает вопросы должностной иерархии.	Могут мешать
Переговорная “на стороне”	Нейтральная территория. Обычно хорошо оборудована	Помещение дорогое и “ничье”
Конференц-зал “на стороне”.	Хорош для больших групп, отлично оборудован	Подавляет, если людей немного
Пансионат или санаторий	Симпатичная, располагающая обстановка. Хорош для приема участников из разных стран	Дорого. Может быть трудно добираться

Табл. 3. Место совещания – достоинства и недостатки

 

ОБОРУДОВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ

Чтобы довести информацию до участников совещания, помещение должно иметь необходимое оборудование. Без этого совещание вряд ли будет эффективным.

Оборудование должно соответствовать задачам совещания.  

Мебель расставляется в зависимости от типа совещания. Если длительность совещания более часа – нужны кресла с подлокотниками. Стол требуется, только если он реально нужен. Зачастую его необходимость – просто стереотип. В любом случае – хорошее освещение, нормальная температура и вентиляция.