Различия столбцов многострочного текста в библиотеках и списках

Существует интересное различие между возможностями столбцов многострочного текста при их использовании в библиотеках и в списках. При добавлении в библиотеку документов столбца типа Multiple Lines of Text имеется параметр Allow Unlimited Length in Document Libraries (Разрешить неограниченную длину в библиотеках документов). Если выбрать этот вариант, то появится сообщение “Columns with long text are not supported by most applications for editing documents and could result in loss of data. Only remove this limit if users will be uploading documents through the website, and not saving directly from the application” (Столбцы с длинным текстом не поддерживаются большинством приложений при редактировании документов и могут привести к потере данных. Отказывайтесь от этого ограничения только при выгрузке документов через веб-сайт, а не непосредственно из приложения). А в остальном настройка таких столбцов не вызывает проблем.

При этом возникает один неприятный момент: если в библиотеке документов разрешены строки неограниченной длины, то конечный пользователь не может определить, сколько символов он ввел, т.к. SharePoint не выводит счетчик символов. И нет никаких предупреждений — пока пользователь не щелкнет на кнопке Save (Сохранить). Так что пользователь может ввести в текстовое поле всю свою биографию, щелкнуть на кнопке Save и увидеть сообщение, что “данное поле не может вместить больше 255 символов”. Поэтому при добавлении в библиотеку документов столбца многострочного текста рекомендуется вписать в поле Description (Описание) напоминание об ограничении в 255 сим-

''правление метаданными и типами контснЧПГтХгТТ’ИТТГг т.¹:

- ^⁶⁰⁹ '

Глава 22 >

ролов. Кроме того, если в библиотеке документов ожидается ввод длинных описаний, то рекомендуется добавить еще один столбец многострочного текста.

Но при добавлении столбца многострочного текста в список возможны совсем другие варианты. Как показано на рис. 22.9, столбцы многострочного текста в списках могут существовать в следующих разновидностях:

• Plain Text (Обычный текст)

• Rich Text (Форматированный текст — жирный шрифт, курсив, выравнивание текста, гиперссылки)

• Enhanced Rich Text (Обогащенный форматированный текст — форматированный текст с изображениями, таблицами и гиперссылками)

• Append Changes to Existing Text (Применять изменения к существующему тексту)

Параметры столбцов многострочного текста в списках, отсутствующие в библиотеках, проясняют основное различие между ними. Метаданные, прикрепленные к документам в библиотеках документов, предполагаются чисто информационными и текстовыми, а метаданные, добавляемые в списки, могут быть форматированными и содержать изображения, таблицы и гиперссылки, т.е. они хорошо приспособлены для содержания сложной информации и изображений на страницах SharePoint. Администраторам и подготовленным пользователям рекомендуется поэкспериментировать с различиями между этими разновидностями столбцов многострочного текста — особенно чтобы уяснить разницу между просто форматированным текстом и обогащенным форматированным текстом.

Если для столбца многострочного текста задействован параметр Append Changes to Existing Text (Применять изменения к существующему тексту), то перед этим необходимо включить ведение версий для данного списка. После этого изменения в контенте будут отображаться в элементах списка и будут видны пользователям, просматривающим такой список. На рис. 22.10 приведен пример элемента в списке Announcements (где включено ведение версий), над которым потрудились несколько пользователей. Скорее всего, это не самый лучший параметр для списка Announcements, т.к. пользователям доступны все подробности изменения объявлений, которые обычно должны быть скрыты.

ттт

в

«4>В_

ГУ*** fa-spioCH *

«г - PageSafctr* Toob~ ft*

-jT f

’ CrMtelUjiri

IHeeiearteradeecnptionofthene» £J Mm. jj

Specify delated eptora fcr #* tme rfHfamOon iw tdetfcd.

R«qi*r«that this cdlumn conUtna trformrtiont ** Ye P No Number Of lines for editing:

P

Specify the tyt* Of text to eflo*«

Plaintext

f tod (Sold, tehc>j teat eJienment, hypefbnka) p ErV4r<«d ritfi tea text «4bpidure4.tBbie^«hyperlinks)

Append Change» to Ежнйлд Text ^r Ye* P No

|7 AddtodUcorterttype*

(7 Add to default view

?|M«

Часть IV

Announcements frairor p CJasses Comirig ⁿ * j= 1 ^Version KiftoiyV A)ert Me (4M*n«0e Permissions,1 CM I Bern у Delete Item frunigeAction* TitleTraining Cleeses Coming BodyABCUteerl (6/14/2010?: 16 PH):Revision: Training Classes wH be 4 hours Ions due to popular iemanlSyswm Account (6/14/2010 7:15 PM}:Please sign up In the following list: Sign-up SheetThe classes will be 8 hours long and will be offered in Beginner, Intermediate and Advanced flavors. Expirese/27/2M0 |»imtM [ ci™ i 1 I lastnod^rt^l‘V2O107il6mbyABCtts«rl 1 1

Рис. 22.10. Пример действия параметра Append Changes to Existing Text (Применять изменения к существующему тексту) для столбца многострочного текста в списке