Наборы документов и папки как средства организации документов в библиотеках документов

Наборы документов — мощный инструмент, который можно активировать для семейств сайтов. Они позволяют пользователям хранить схожие документы вместе в виде “набора", что облегчает совместную работу над документами. Если пользователь щелкнет на таком наборе документов — в примерах данного раздела используется набор Proj ect X Document Set — то станут видны все файлы, которые хранятся в этом наборе документов (рис. 20.22). В этом смысле наборы документов похожи на папки, но, как будет сказано в этом разделе, у них есть ряд отличий, которые важно знать администраторам. Если говорить “свысока”, то папки проще создать, они более ограничены по функциональности и поэтому удобнее для не слишком подготовленных пользователей или при простых требованиях к совместной работе. Но многие организации охотно используют именно наборы документов, хотя они и требуют времени на их освоение.

Наборы документов предназначены специально для помощи пользователям в организации групп файлов в отдельные единицы, а также для использования специальных средств, которые позволяют выполнять управление группой документов как единым целым: присваивать метаданные всему набору документов, запускать рабочие потоки для наборов документов и вести версии всего такого набора. Ниже приведены некоторые важные технические моменты использования наборов документов:

• Наборы документов недоступны в SharePoinl Foundation 2010.

• Наборы документов доступны в редакциях SharePoint Server 2010 Standard и Enterprise.

• Набор документов — это тип контента с родительским элементом Document Collection Folder (Папка семейства документов), который использует столбец Name (Имя) из типа контента Folder (Папка) и заголовок из типа контента Item (Элемент).

• На количество документов, которые могут находиться в наборе документов, нет жесткого ограничения.

• Изменения прав доступа к набору документов влияют на все элементы в этом наборе документов.

• Извещение, заданное для набора документов, применяется к содержимому этого набора документов.

• При удалении набора документов сам набор и все его члены отправляются в корзину.

• Если для набора документов применяется средство Send То (Отправить), то суммарный объем всех документов в наборе документов не должен превышать 50 Мбайт.

• Метаданные, назначенные для набора документов, не назначаются автоматически членам этого набора.

На рис. 20.22 показан пример набора документов после щелчка на значке набора документов в библиотеке документов. Довольно большой значок, означающий набор документов, находится под инструментальной лентой и открывает вкладку Document Set Manage (Управление набором документов), которая как раз открыта на рис. 20.22. В этом примере запущен рабочий поток Doc Set Approval для набора документов, а справа виден столбец с таким же именем. Если на вкладке Document Set Manage щелкнуть на кнопке Capture Version (Зафиксировать версию), то пользователю будет предложены варианты Latest Major Versions Only (Только последние главные версии) и Latest Major or Minor Versions (Последние главные и второстепенные версии).

На рис. 20.23 показано окно Version History (История версий), которое появляется после завершения фиксации версий для набора документов: в нем видны названия всех документов и номера их версий. Эта функция позволяет пользователю зафиксировать точное состояние нескольких документов в произвольный момент времени — по сути, это способ создания резервной копии набора документов с управлением этими копиями с помощью удаления предыдущих копий.

Project X Document Set

I Surveys I Swm>

I Pictures PMura Librvry

Ltfanas Site Pages Stored Documents

Form Library Wile tag* Lfcrvr AMt Library

Orpp OH Library

TMk* Cvtidt (■ue Tracking CurtDmurt

f pvascnpt;

OoceCeJumn Approval Statu* DocSatAporoval

cerrfiyumbon fWft*» 4/11У2С10 6-21 m *®C\K«r 2 Ooict П Approved

CanfeurvUMifHte* 4/11/2010 в 11 PH AecWMrt Окна *1 Pndng

WMCMKSP2007SQ Hew PHYSICAL SEAVER в»

Ц CerfigimtnnMQta* 4/11/7010 в-2ЭРИ деСМмс! Chaatl Draft

IWMOAKSP2Wn№

% Lkii №«nd | Prgtectcd Mode Off

- ^1004 -

No. i Created Date

D/12/2010 9-55 PW

idCwtentE

Configuration Notes on VWQAKSP2C07FE Final Production Build (Version 2 0)