Управление справочными и основными данными

В любой организации имеются совместно используемые данные, без которых трудно себе представить ее нормальную работу: юридические данные, клиентская база, сведения о поставщиках и контрагентах и пр. Пользователи этих данных рассчитывают на их согласованность в пределах организации, т. е. ожидают получить одну и ту же информацию об одном и том же объекте из разных источников. Разночтения и противоречия здесь порождают проблемы: задержки, коллизии, финансовые и имиджевые потери организации.

Подобного рода данные обычно подразделяются на справочные и основные.

Фундаментальную роль справочных и основных данных в информационном обеспечении процессов организации и важность поддержания высокого уровня их качества мы уже отмечали в главе 8.

Определение области знаний «Справочные и основные данные»

Справочные данные (reference data) – это любые данные, используемые для определения характеристик или классификации других данных, или же для соотнесения данных внутри организации с внешней информацией. В основном справочные данные состоят из кодов и их описаний (например, таблицы кодов и определений), но могут иметь и более сложную структуру, в том числе включать отображения и иерархии.

Типичным примером справочных данных являются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Согласно Федеральному закону от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» это документы по стандартизации, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения в государственных информационных системах и при межведомственном обмене информацией в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. К ним относятся общероссийские классификаторы валют (ОКВ), единиц измерения (ОКЕИ), стран мира (ОКСМ) и ряд других.

Для основных данных (master data) можно привести определение из ГОСТ Р ИСО 8000-2:2019:

«Основные данные: Данные, находящиеся во владении организации и описывающие объекты, которые являются независимыми и основными для этой организации и на которые нужно ссылаться при составлении транзакций.

Пример – Сообщение с кредитными картами относится к двум объектам, представленным в основных данных. Первый – это учетная кредитная карта счета в банке, идентифицированная номером кредитной карты. Основные данные, относящиеся к этой кредитной карте, включают в себя информацию по счету, требуемую банком-эмитентом. Второй – это коммерческий счет банка-получателя, идентифицированный номером, где основные данные включают в себя информацию об определенном торговце, требуемую банком-получателем.

Примечание 1. Как правило, основные данные описывают заказчиков, служащих, поставщиков, продукцию, пайщиков, услуги, инструменты, оборудование, а также правила и инструкции.

Примечание 2. Каждая организация определяет самостоятельно, какие данные следует считать основными».

Концептуально справочные и основные данные близки по своему назначению: и те и другие нужны для описания контекста транзакций, без которого невозможно создание и использование транзакционных данных (справочные данные при этом еще и определяют контекст для основных данных). Вместе они обеспечивают адекватное понимание данных.

Чтобы снизить издержки и риски, возникающие в результате рассогласования различных элементов справочных и основных данных, этими данными нужно управлять. Вопросы такого управления относятся к специальной области знаний – «Справочные и основные данные».

Важно иметь в виду, что и справочные, и основные данные – ресурсы совместного использования, управление которыми должно вестись исключительно на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных систем[419].

Цели и бизнес-драйверы

Цели управления справочными и основными данными включают:

● обеспечение наличия в организации полных, согласованных, актуальных и достоверных основных и справочных данных по всему спектру процессов;

● обеспечение возможности совместного использования основных и справочных данных в рамках всех функций и приложений организации;

● снижение стоимости и сложности использования и интеграции данных за счет применения стандартов, общих моделей данных и шаблонов интеграции.

Самые распространенные драйверы управления справочными и основными данными[420]:

● Выполнение требований организации к данным. В различных областях работы организации требуются одни и те же наборы данных – и нужна уверенность в их полноте, актуальности и согласованности. Справочные и основные данные часто служат фундаментом при определении таких наборов данных (например, для планомерного и полного учета всех клиентов в аналитических выкладках необходимо четкое и последовательно применяемое определение клиента).

● Управление качеством данных. Противоречивые, некачественные или неполные данные приводят к неверным решениям и упущенным возможностям; управление справочными и основными данными позволяет снизить подобные риски за счет обеспечения полного и согласованного представления всех важных для организации сущностей.

● Управление затратами на интеграцию данных. Стоимость интеграции данных из новых источников в сложную информационную среду только повышается при отсутствии качественных справочных и основных данных, необходимых для минимизации разночтений в определениях критически важных сущностей.

● Снижение риска. Справочные и основные данные позволяют упрощать архитектуру обмена и совместного использования данных, снижая за счет этого издержки и риски, обусловленные избыточной сложностью ИТ-среды.