Создание структуры временного архива

Создание объекта Ведомство

Объект Ведомство создается администратором системы. Перед созданием объекта Ведомство администратором системы должна быть создана роль архивариуса для данного ведомства, в которую должны быть включены пользователи, являющиеся архивариусами для данного ведомства.

Для создания объекта Ведомство выполните следующие действия:

1) В структуре СЭД перейдите в кабинет Ведомственный архив, в пункте меню Файл выберите команду Создать à Папка ( Рисунок 310 ):

Рисунок 310

2) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее.

3) В открывшемся окне заполните поля Код ведомства, Наименование ведомства, вполе Наименование роли архивариуса нажмите ссылку Правка, в открывшемся списке ролей выберите роль пользователей, которые будут являться архивариусами. Для продолжения нажмите кнопку Далее ( Рисунок 311 ):

Рисунок 311

Примечание. Роль архивариуса для создаваемого ведомства должна быть создана предварительно.

4) На вкладке Разрешения стандартными действиями выдайте разрешения на удаление для роли архивариуса ведомства (Рисунок 312):

Рисунок 312

Примечание. Более подробно с действиями, выполняемыми при назначении прав на объект можно ознакомиться в документе Инструкция администратора ИСЭД-ЭА-УПР по обеспечению защиты от НСД.

5) Для завершения операции создания ведомства нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданное ведомство отобразится в ящике Ведомственный архив в списке всех ведомств системы. Имя ведомства формируется по следующему формату: <Код ведомства> <Наименование ведомства> (через пробел), в структуре временного хранилища объекту Ведомство соответствует иконка .

Создание объекта Фонд

Объект Фонд создается архивариусом ведомства, и может быть создан только в объекте Ведомство.

Для создания объекта Фонд необходимо выполнить следующие действия:

1) В ящике Ведомственный архив перейдите в ведомство, в котором необходимо создать фонд;

2) В главном пункте меню Файл выберите команду Создать à Папка;

3) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее. Затем заполните поля Номер фонда и Название фонда ( Рисунок 313 ):

Рисунок 313

4) Для завершения операции создания объекта нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданный фонд отобразится в списке фондов выбранного ведомства. Имя фонда формируется в соответствии со следующим форматом: < Номер фонда > < Название фонда > (через пробел). В структуре хранилища объекту Фонд соответствует иконка .

Создание объекта Опись дел

Объект Опись дел создается архивариусом ведомства, и может быть создан только в объекте Фонд.

Для создания Описи дел необходимо выполнить следующие действия:

1) В ящике Ведомственный архив перейдите к фонду, в котором необходимо создать объект Опись дел;

2) В главном пункте меню Файл выберите команду СоздатьàПапка;

3) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее. Затем заполните поля карточки описи (обязательные для заполнения поля отмечены звездочкой) (Рисунок 314):

Рисунок 314

- Номер описи – укажите номер описи;

- Тип описи – выберите из выпадающего списка тип описи: «Особо ценных дел», «Дел постоянного хранения», «Дел временного (свыше 10 лет) хранения», «Дел по личному составу»;

- Название описи – укажите название описи;

- Дата составления – при помощи календаря укажите дату составления описи.

- Составитель – укажите составителя описи дел. Для этого нажмите ссылку Правка, и действиями, приведенными в разделе 18.2 с п. 2) выберите сотрудника;

- Дата подписания – при помощи календаря укажите дату подписания описи;

- Подписал – укажите пользователя, подписавшего опись, выбрав его из списка пользователей системы. Для этого нажмите ссылку Правка, и действиями, приведенными в разделе 18.2 с п. 2) выберите сотрудника;

- Дата протокола ЭК – при помощи календаря укажите дату протокола экспертной комиссии;

- Номер протокола ЭК – укажите номер протокола экспертной комиссии;

- Дата протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» – при помощи календаря укажите дату протокола Экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архива края;

- Номер протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» – укажите номер протокола Экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архива края;

4) Для завершения операции создания объекта Опись дел нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданная опись появится в списке описей дел фонда. Имя описи дел формируется по следующему формату: < Номер описи > < Название описи > (через пробел). В структуре временного хранилища объекту Опись дел соответствует иконка .

Создание объекта Год

Объект Год создается архивариусом ведомства и может быть создан только в объекте Опись дел.

Для создания объекта Год необходимо выполнить следующие действия:

1) В ящике Ведомственный архив перейдите к описи дел, в которой необходимо создать год;

2) В главном пункте меню Файл выберите команду Создатьà Папка;

3) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее. Затемв поле Номер года укажите номер года (Рисунок 315):

Рисунок 315

4) Для завершения операции создания объекта Год нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданный объект появится в списке годов данной описи дел. В структуре временного хранилища объекту год соответствует иконка .