Создание объекта Номенклатурное дело

Объект Номенклатурное дело создается архивариусом ведомства, и может быть создано только в объекте Год.

Для создания объекта Номенклатурное дело необходимо выполнить следующие действия:

1) В ящике Ведомственный архив перейдите в папку года, в которой необходимо создать номенклатурное дело;

2) В главном пункте меню Файл выберите команду Создатьà Папка;

3) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее. Затемзаполните поля карточки номенклатурного дела (поля, обязательные для заполнения отмечены звездочкой) (Рисунок 316):.

Рисунок 316

- Наименование подразделения - Указывается полное наименование подразделения.

- Делопроизводственный индекс - Указывается индекс дела по номенклатуре дел, включая код подразделения. Значение должно быть уникальным среди наименований папок в пределах вышестоящей папки (года).

- Заголовок дела - Указывается заголовок дела.

- Номера статей по перечню - Указывается перечень номеров статей из перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

- Тип хранения - Указывается тип хранения дела: Постоянного хранения/ Временного хранения. Если выбран тип хранения Временное хранение, необходимо заполнить поле Срок хранения.

- Срок хранения - Указывается количество лет хранения дела.

- ЭПК - Указывается признак, указывающий, что дело должно быть проверено ЭПК, используется при формировании итоговой записи к номенклатуре дел, для проведения экспертизы ценности.

- Количество документов - Поле заполняется автоматически по количеству документов в деле. Поле обновляется про добавлении в номенклатурное поле нового документа.

- Кол - во листов - Указывается общее количество листов номенклатурного дела.

- Тип дела - Указывается тип номенклатурного дела: Особо ценное/ По личному составу/ Обычное.

- Сводная опись - Указывается сводная опись номенклатурного дела.

- Опись особо ценных дел - Указывается опись особо ценных дел для номенклатурного дела.

- Составитель внутренней описи - Указывается ФИО составителя внутренней описи.

- Дата составления внутренней описи - Указывается дата составления внутренней описи.

- Дата приема в архив - Указывается дата приема дела в архив.

- Сдал - Указывается ФИО сотрудника, сдавшего дело в архив.

- Принял - Указывается ФИО сотрудника, принявшего дело в архив.

- Физическое состояние - Указывается физическое состояние дела.

- Физическое место хранения - Указывается физическое место хранения дела в бумажном варианте (хранилище, стеллаж, полка).

- Передача дела на гос.хранение: - Указывается наименование раздела с данными о передаче дела на государственное хранение.

- Номер акта (ГХ) - Указывается номер акта (ГХ).

- Дата подписания акта (ГХ) - Указывается дата подписания акта (ГХ).

- ФИО подписавшего акт (ГХ) - Указывается ФИО сотрудника, подписавшего акт (ГХ).

- Дата протокола ЭК - Указывается дата протокола ЭК.

- Номер протокола ЭК - Указывается номер протокола ЭК.

- Дата протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (ГХ) - Указывается дата протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (ГХ).

- Номер протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (ГХ) - Указывается номер протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (ГХ).

- Выделение дела к уничтожению - Указывается наименование раздела с данными о выделении дела к уничтожению.

- Номер акта (У) - Указывается номер акта (У).

- Дата подписания акта (У) - Указывается дата подписания акта (У).

- ФИО подписавшего акт (У) - Указывается ФИО сотрудника, подписавшего акт (У).

- Дата протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (У) - Указывается дата протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (У).

- Номер протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (У) - Указывается номер протокола ЭПМК ГОУ «ГАПО» (У).

- Примечания - В свободной форме указываются примечания.

4) Для завершения операции создания Номенклатурного дела нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий папка номенклатурного дела появится в списке дел данного года. Автоматически в деле будет создана папка Приложения. Если документ, переносимый во временное хранилище имеет приложения, они автоматически будут размещены в папке Приложения. Имя номенклатурного дела формируется в соответствии со следующим форматом: < Делопроизводственный индекс > < Название > (через пробел). В структуре временного хранилища объекту Номенклатурное дело соответствует иконка .

Создание объекта Том дела

Объект Том дела создается архивариусом ведомства, и может быть создано только в объекте Номенклатурное дело.

Для создания объекта Том дела необходимо выполнить следующие действия:

1) В ящике Ведомственный архив переместитесь в номенклатурное дело, в котором необходимо создать том дела;

2) В меню Файл выберите команду Создатьà Папка.

3) В открывшемся окне нажмите кнопку Далее. В открывшемся окне в поле Номер тома укажите номер тома по порядку в текущем номенклатурном деле. Если в деле еще нет томов, поле Номер тома будет заполнено значением 1 ( Рисунок 317 ).

Рисунок 317

4) Для завершения операции создания объекта Том дела нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданный том появится в списке томов выбранного номенклатурного дела. Автоматически в деле будет создана папка Приложения. В структуре временного хранилища объекту Том дела соответствует иконка .