Основы делопроизводства первичной профсоюзной организации

Вся многообразная уставная деятельность первичной профсоюзной организации отражается в различных документах, которые составляют делопроизводство профсоюзного комитета.

Документы профсоюзной организации вуза являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства в первичной профсоюзной организации устанавливается профсоюзным комитетом с учетом действующих в Профсоюзе рекомендаций.

Документом профсоюзной организации может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, созданные на компьютере (по электронной почте), кино-, фото-документы, звуковые и иные виды документов.

Ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной организации Профсоюза.

Делопроизводство профсоюзного комитета – деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы с ней.

Документооборот – движение документа в профсоюзной организации вуза с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.

Дело – совокупность профсоюзных документов, относящихся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенных в отдельную накопительную папку.

Документы, созданные в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направленные на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общие категории:

Организационные документы:

Положение о первичной профсоюзной организации;

протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;

протоколы заседаний профсоюзного комитета;

протоколы заседаний президиума профсоюзного комитета (при его наличии);

должностные инструкции;

штатное расписание профсоюзного комитета;

положения о постоянных комиссиях;

инструкции, рекомендации по внутрисоюзным вопросам и др.

Распорядительные (управленческие) документы:

постановления, резолюции конференций, профсоюзного комитета и его президиума, решения собраний профсоюзного актива, распоряжения председателя организации Профсоюза и т.п.

Информационно-справочные документы:

справки, аналитические и докладные записки, акты, служебные письма, заявления, объяснительные записки, обращения и др.

13.1. Общие требования к профсоюзным документам

Коллегиальная деятельность выборных профсоюзных органов фиксируется в протоколах и постановлениях; распорядительная деятельность председателей организаций Профсоюза- в распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; хозяйственная деятельность профсоюзных органов – в договорах, контрактах, деловой переписке и т д.

Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при реализации уставных целей и задач или при решении хозяйственных вопросов, а так же при рассмотрении трудовых конфликтов с освобожденными профсоюзными работниками в суде.

Документы профсоюзной организации предъявляются при проверках, проводимых выборными органами вышестоящих профсоюзных организаций, а также при проверках со стороны ревизионной комиссии, компетентных государственных органов (налоговой инспекции и др.).

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность штатных профсоюзных работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии. Оформление документов по личному составу должно осуществляться строго в соответствии с требованиями ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Объем профсоюзного документа (постановления выборного профсоюзного органа), как правило, не должен превышать трех страниц, а по наиболее крупным, многоплановым проблемам – шесть страниц, не считая приложений.

Профсоюзные документы пишутся в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:

краткость и емкость изложения;

смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования);

последовательность изложения материала, логичность;

обоснованность выводов и предлагаемых решений;

единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов;

использование слов, признанных общелитературной нормой.

Номенклатура дел

Важным элементом делопроизводства коми­тетов профсоюза является номенклатура дел.

Номенклатура (перечень дел) формируется и утверждается профкомом или его президиумом ежегодно или на срок полномочий.

По окончании календарного года в итоговую строку номенклатуры дел вносится запись о количестве дел, заведенных в календарном году в первичной организации профсоюза.

Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в первичной профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.

В профсоюзном комитете рекомендуется иметь следующий примерный набор документов:

протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;

протоколы заседаний профсоюзного комитета и его президиума;

распоряжения председателя профсоюзной организации (журнал распоряжений);

планы работы профкома и постоянных комиссий;

накопительные материалы по всем основным направлениям деятельности профсоюзной организации исходя их уставных задач (справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профкома и президиума);

рабочие материалы постоянных комиссий профкома;

финансовые документы (сметы, штатное расписание, статистические отчеты и другие материалы);

статистические отчеты;

журнал входящей и исходящей корреспонденции;

материалы ревизионной комиссии;

постановления, нормативные и методические материалы выборных органов соответствующей вышестоящей территориальной организации Профсоюза и ЦК Профсоюза.

Бухгалтерский учет и делопроизводство в бухгалтерии профкома ведутся по отдельной номенклатуре дел;

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы (в одном экземпляре);

группировать в дела документы только одного календарного года, а также переходящие документы прошедшего года;

дела постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно;

факсограммы и телефонограммы помещают в дела также как и другие документы;

при наличии в деле нескольких частей (томов), индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе и тома нумеруют;

документы внутри дела располагаются в хронологическом, предметно-логическом порядке;

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

распорядительная документация по основной деятельности группируется отдельно от документов по личному составу;

протоколы заседаний профсоюзного комитета и президиума в деле располагаются в хронологической последовательности и нумеруются;

документы к протоколам заседаний профсоюзного комитета и президиума формируются в отдельные дела под номерами соответствующих протоколов;

переписка формируется за период календарного года, располагается в деле в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;

дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся в отведенных для длительного хранения местах в течение двух лет, а затем передаются по договору в архив вуза или хранятся в текущем архиве первичной профсоюзной организации;

выдача дел сторонним организациям осуществляется по письменному запросу с разрешения председателя первичной профсоюзной организации вуза;

изъятие из дел длительных сроков хранения отдельных документов допускается в исключительных случаях с разрешения председателя первичной профсоюзной организации и с составлением акта о дате и причинах изъятия документа (при этом в деле оставляется заверенная копия документа).