Формирование накладной на приход товара

Поступление товаров на склад предприятия должно оформляться соответствующим товарно-сопроводительным документом (по крайней мере, таково требование отечественного законодательства). На большинстве российских предприятий, в том числе относящихся к малому бизнесу, таким документом является накладная на приход товара (или приходная накладная). Порядок формирования и вывода на печать приходной накладной средствами программы «Бухгалтер- ские документы» мы рассмотрим в данном разделе.

Для перехода в режим формирования приходной накладной сле- дует выполнить команду главного меню Документы > Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Формирование накладной на приход товара

В данном окне осуществляется ввод накладной на приход товаров.

В первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Контрагент указывается наименование организации- поставщика товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В поле Склад следует указать номер или название склада, на ко- торый будут оприходованы поступившие по данному документу ценности. Требуемое значение выбирается в окне справочника скла- дов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание при необходимости можно указать, на каком ос- новании сформирован данный документ. Это может быть, например, заключенный ранее договор или контракт, или произведенная пред- оплата и т. п. В качестве значения данного поля обычно вводится но- мер и дата соответствующего документа (контракта, платежного по- ручения и т. д.).

В нижней части окна, в области настроек Спецификация, форми- руется перечень поступивших по данному документу товарно- материальных ценностей. Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию документа новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спе‐ цификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.18.

В данном окне в поле Товар следует указать название товара. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в от- крывшемся окне справочника номенклатуры товаров (см. рис. 4.7) в левой части выбрать курсором товарную группу, а в правой части дважды щелкнуть мышью на требуемой товарной позиции (можно также выделить товар курсором и нажать клавишу Enter).

В поле Ед.изм. указывается единица измерения данного товара. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Товар: в нем отображается единица измерения, установленная

данному товару при его добавлении в справочник номенклатуры (см. на рис. 4.8, значение поля Ед.измерения).

Рис. 4.18. Окно добавления и редактирования товара в спецификации

ПРИМЕЧАНИЕ

Бывают ситуации, когда нужно указать не ту единицу измерения, кото- рая была определена товару при его добавлении в справочник номен- клатуры, а какую-нибудь другую. Характерный пример — сигареты: они могут приходоваться в коробках, блоках или пачках. В подобных случа- ях значение поля Ед.изм. можно отредактировать с клавиатуры.

 

В поле Цена следует ввести цену товара за единицу измерения, указанную в поле Ед.изм. Иначе говоря, если сигареты приходуются в блоках, то и цену нужно указывать не за пачку, а за блок.

В поле Количество указывается количество товара — опять же, в той единице измерения, которая была указана в поле Ед.изм. Иначе говоря, если сигареты приходуются в блоках, то в данном поле нужно указывать количество блоков, а не пачек.

Значения полей Цена и Количество можно ввести как с клавиату- ры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Завершается процесс добавления товара в спецификацию нажа- тием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осу- ществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Количество позиций, добавляемых в спецификацию, не ограни- чено и определяется только потребностями пользователя.

Иногда бывает необходимо отредактировать ту или иную пози- цию спецификации (например, изменить цену или количество). Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить пози‐ цию спецификации, либо дважды щелкнуть на ней мышью. В резуль- тате на экране откроется окно Изменение товара в спецификации, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара в спецификацию (см. рис. 4.18).

Чтобы удалить позицию из спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Уда‐ лить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополни- тельный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно Удаление товара из спецификации, вид и состав которого соот- ветствует окну добавления товара в спецификацию, см. рис. 4.18; для удаления нужно нажать кнопку ОК).

Чтобы вывести приходную накладную на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. Пример печатной формы документа представлен на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Печатная форма документа

В верхней части данного окна находится инструментальная па- нель, кнопки которой предназначены для выполнения тех либо иных действий с документом. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы отправить документ на принтер, нужно в инструменталь- ной панели нажать кнопку Печать отчета — в результате на экране откроется окно настройки параметров отчета, в котором нужно будет нажать кнопку ОК.

При необходимости можно сохранить печатную форму документа в отдельном файле. Для этого в инструментальной панели следует нажать кнопку Сохранить отчет в файле — при этом откроется окно Сохранить как. В данном окне по обычным правилам Windows следу- ет указать путь для сохранения, имя файла и тип файла отчета.