Выделение фрагментов таблицы

Перед тем, как применить какую-либо операцию к нескольким ячейкам, эти ячейки нужно выделить. Для выделения различных фрагментов таблицы требуется выполнить следующие действия:

 

Одна строка/ один столбец		Щёлкнуть на заголовке строки/столбца.
Несколько строк/столбцов	С нажатой левой клавишей провести курсором мыши по заголовкам строк/столбцов (курсор должен иметь вид белой стрелки!).
Блок ячеек		С нажатой левой клавишей провести курсором мыши по ячейкам таблицы (курсор должен иметь вид белого крестика).
Весь рабочий лист	Щелкнуть на кнопке, расположенной на пересечении координатных строк (См. Рис).
Большой блок ячеек	Активизировать левую верхнюю ячейку выделяемого блока; с помощью линеек прокрутки переместиться к нижней части выделяемого блока; при нажатой клавише <Shift> щелкнуть на правой нижней ячейке выделяемого блока.
Несмежные блоки ячеек	При нажатой клавише <CTRL> выделять ячейки любым из вышеуказанных способов.

 

Проверка вводимых данных

Excel позволяет задавать ограничения на данные, которые можно вводить в ячейки. Эту возможность удобно использовать при создании таблиц-шаблонов, когда ввод исходных данных происходит после того, как в таблице созданы все формулы для расчетов. Если установлен режим проверки данных, Excel при попытке ввести с клавиатуры недопустимые данные выдает предупреждающее сообщение и не выполняет ввод.

Для задания ограничений на вводимые данные следует:

- выделить ячейки, для которых создаются ограничения;

- вызвать команду Данные/Проверка;

- на вкладке Параметры в поле Тип данных выбрать данные, допустимые для выделенных ячеек (целые числа, даты и т.п.);

- в поле Значение выбрать операцию сравнения (больше, меньше, между и т.д.);

- в поля Минимум и Максимум ввести предельные допустимые значения.

Списки

В таблицах могут встречаться повторяющиеся ряды текстовых данных, например, названия месяцев, названия дней недели и т.п.

Для ускорения ввода таких рядов можно применять пользовательские списки. Существует несколько стандартных списков. Пользователь может также создать списки тех элементов, которые ему приходится часто вводить в таблицу.

Для просмотра существующих и создания новых списков нужно выполнить команду Сервис/Параметры и перейти на вкладку Списки.

Создание нового списка:

- щелкнуть в поле Элементы списка;

- ввести элементы списка по одному в строке; после ввода каждого элемента (кроме последнего) нажимать <Enter>;

- после ввода последнего элемента щелкнуть на Добавить.

- Для удаления списка следует на вкладке Списки выделить список и щелкнуть на Удалить.

- Ввод списка в ячейки таблицы осуществляется следующим образом:

- ввести в ячейку один элемент списка (любой!);

- применить к данной ячейке Автозаполнение.

Числовые ряды

При создании пользовательских списков есть ограничение: элементы списка не могут состоять из одних цифр. Для ввода последовательностей, состоящих из чисел, в Excel существует другой механизм – числовые ряды.

Ввод числового ряда (арифметическая прогрессия) можно осуществить следующим образом:

- в две соседние ячейки ввести первые два элемента числового ряда;

- выделить обе ячейки;

- применить к выделенным ячейкам Автозаполнение.

 Можно создавать ряды мерных чисел (с текстовой частью), например:

     1 кг, 2 кг, 3 кг …

     10 руб, 20 руб, 30 руб …

     КОМТЭК 95; КОМТЭК 96; КОМТЭК 97…

Для создания таких рядов нужно соблюдать два условия:

- элемент ряда обязательно должен либо начинаться, либо заканчиваться числом;

- между числом и текстом вводить пробел, если элемент ряда начинается с числа.

Более сложные варианты рядов можно создавать с помощью команды Прогрессия. Чтобы воспользоваться этой командой, следует:

- ввести в ячейку первый элемент числового ряда;

- выделить ячейки, в которые должен быть введен числовой ряд, включая ячейку с первым числом;

- вызвать команду Правка/Заполнить/Прогрессия;

- в окне Прогрессия можно выбрать тип прогрессии (Арифметическая или Геометрическая) и шаг прогрессии.

Если в качестве первого элемента числового ряда ввести дату, то с помощью команды Прогрессия можно создать последовательность дат. Единица последовательности дат «рабочий день» означает, что будут пропускаться даты, соответствующие субботам и воскресеньям.

Ввод формул

Как уже упоминалось, при вводе формул первым символом должен быть знак равенства (=). Если нужно выполнить вычисления с данными, содержащимися в ячейках, то в формуле нужно указывать адреса этих ячеек.

Самый удобный способ ввести в формулу адрес ячейки – выполнить на данной ячейке щелчок. Можно также ввести адрес ячейки с клавиатуры.

При изменении содержимого ячеек, адреса которых содержатся в формулах, Excel автоматически выполняет пересчет формул и выводит на экран новый результат.

К ячейкам, содержащим формулы, можно применить Автозаполнение. При этом если формулы содержат адреса ячеек, эти адреса будут автоматически изменяться.

Автосуммирование

Наиболее распространенная операция, применяемая к данным в ячейках таблицы – суммирование. В Excel существует специальная функция, ускоряющая ввод соответствующей формулы – Автосумма.

Для того чтобы воспользоваться этой возможностью следует:

- активизировать ячейку, в которую нужно поместить формулу суммирования;

- щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная (см. Ошибка! Источник ссылки не найден.); вокруг ячеек, которые Excel собирается просуммировать, появляется «бегущая дорожка»;

- если «бегущая дорожка» охватывает не те ячейки, которые требуется просуммировать, выделить нужные ячейки;

- любым способом завершить ввод.

Редактирование данных