Использование средств автоматизации ввода данных

Для ускорения набора повторяющихся текстовых данных в MS Excel предусмотрено средство автоматического ввода — А втозавершение (AutoComplete). Автозавершение позволяет автоматически заполнять ячейку, если первые введенные символы совпадают с начальными символами ранее введенных записей или повторно вводить данные используя команду Выбрать из списка (Pick From List).

Другим средством, позволяющим ускорить ввод однотипной информации в смежные ячейки, является Автозаполнение (AutoFill). С помощью этого средства мы можем заполнить смежные ячейки календарными или рабочими датами, повторяющейся текстовой информацией или изменяющимися числовыми данными.

Одновременный ввод одинаковой информации в диапазон ячеек

Если в некоторый диапазон ячеек рабочего листа необходимо ввести одну и ту же информацию, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковую информацию.

2. Введите данные в активную ячейку.

3. Завершите ввод, нажав [Ctrl]+[Enter].

Автозавершение (AutoComplete)

При вводе текстовых данных в столбец MS Excel создает список Автозавершения. Столбец не должен содержать пустых ячеек. При последующем вводе данных в столбец MS Excel просматривает список Автозавершения и подсвечивает предлагаемый текст.

Для использования метода автозавершения выполните следующие действия:

1. Выделите внизу столбца, содержащего текстовую информацию, ячейку в которую необходимо ввести следующее значение (Рисунок 3.5, а).

2. Начните ввод текста. Если первые введенные символы совпадают с начальными символами ранее введенных в столбец данных, MS Excel отобразит эту запись в ячейке (Рисунок 3.5, б).

3. Если подсказка содержит необходимый текст – нажмите [Enter].

4. В случае если необходимо набрать другой текстовый элемент, продолжите ввод самостоятельно!

        

(а)                          (б)                                           (с)

Рисунок 3.5. Использование Автозавершения

! Автозавершение работает только с текстовыми данными.

! Вы можете выбирать данные из списка Автозавершения используя [Alt]+ [ ¯ ] либо ПКМ à Выбрать из раскрывающегося списка… (Pick From List…) (Рисунок 3.5, с).

! Вы можете отключить Автозавершение: Вкладка Файл à Параметры à Дополнительно à в разделе Параметры правки снимите флажок Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete for cell values) à ОК.

Автозаполнение (AutoFill)

В случае если необходимо быстро заполнить диапазон смежных ячеек однородной, последовательно возрастающей или убывающей информацией, можно воспользоваться Автозаполнением (копирование в смежные ячейки). При Автозаполнении диапазона ячеек формулами MS Excel автоматически корректирует формулу.

Для Автозаполнения информации в смежные ячейки, необходимо выполнить следующие действия:

1. Введите информацию в первую ячейку диапазона.

2. Подведите указатель мышки к маркеру заполнения до появления черного плюсика +. (Рисунок 3.6, а).

3. Удерживая нажатой ЛКМ, протащите выделенную ячейку в направлении заполнения.

! При автозаполнении числовыми данными первоначально будут отображены одни и те же числа.

4. Нажмите на кнопку смарт-тега Автозаполнения и выберите из меню нужное действие (Рисунок 3.6, б).

! Автозаполнение смежных ячеек последовательным рядом чисел (с шагом 1) можно получить, если маркер автозаполнения перетаскивать при нажатой клавише [Ctrl].

! В случае если необходимо выполнить автозаполнение столбца в соответствии с количеством заполненных ячеек в соседнем (смежном) столбце, достаточно щелкнуть два раза ЛКМ по маркеру Автозаполнения.

Маркер автозаполнения

Действие

Смарт-тег автозаполнения

                                          

                 (а)                                                                                                             (б)

Рисунок 3.6. Автозаполнение смежных ячеек числами

                                                               

                 (а)                                                                                                             (б)

Рисунок 3.7. Автозаполнение смежных ячеек датами

 

! В случае заполнения смежных ячеек датами, список действий смарт-тега увеличивается (Рисунок 3.7): предоставляется возможность заполнения по дням (Fill Days), по рабочим для (Fill Weekdays), по месяцам (Fill Months) либо по годам (Fill Years).

! В случае выбора Заполнить только форматы (Fill Formatting Only) в смежные ячейки копируется только оформление исходной ячейки.

! В случае заполнения смежных ячеек текстом, происходит копирование текстовой информации в смежные ячейки. При этом если текст содержал числовое значение, оно будет изменяться в направлении копирования с шагом 1: при копировании вниз и вправо – с шагом +1; при копировании вверх и влево – с шагом -1 ( Рисунок 3.8 ).

Рисунок 3.8. Автозаполнение смежных ячеек текстом