Включение совместного использования

Чтобы включить совместное использование выполните следующие действия:

1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

2. В окне диалога Управление доступом к файлу на вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (Рисунок 11.18, а).

(а)                                                                     (б)

Рисунок 11.18. Окно диалога Управление доступом к файлу

3. На вкладке Подробнее настройте параметры для отслеживания и обновления изменений (Рисунок 11.18, б):

a. Если вы не хотите использовать отслеживание исправлений, в разделе Регистрация изменений установите переключатель не хранить журнал изменений.

b. В разделе Обновлять изменения определите параметры обновления изменений:

ØУстановите переключатель при сохранении файла – если журнал должен обновляться при каждом сохранении файла;

ØУстановите переключатель каждые и задайте временной интервал в мин. – чтобы журнал обновлялся автоматически, через заданные интервалы, при этом Excel периодически будет сохранять вашу книгу, чтобы гарантировать, что информация в ней остается актуальной. Затем установите переключатель сохранить мои изменения и просмотреть чужие.

c. В разделе Для противоречивых изменений определите, что нужно делать в случае возникновения конфликтов.

! Оставьте стандартную установку запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, чтобы Excel «объяснял» каждый конфликт и показывал вам изменения, которые были сделаны ранее.

4. Нажмите кнопку ОК. Excel автоматически сохранит книгу и в заголовке окна появится слово Общий (Рисунок 11.19).

Рисунок 11.19. Режим совместного доступа - включен

 

! Когда вы работаете с книгой в режим совместного использования, Excel отслеживает количество пользователей, участвующих в процессе. Чтобы увидеть, кто работает с книгой в любой конкретный момент времени, на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите на кнопку Доступ к книге.

Редактирование общей книги

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

Открытие общей книги

Для открытия общей книги выполните следующие действия:

1. На вкладке Файл выберите команду Открыть.

2. Найдите сетевой ресурс, где хранится общая книга, а затем щелкните ее.

3. Нажмите кнопку Открыть.

4. Откройте вкладку Файл и выберите команду Параметры.

5. В категории Общие в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК (Рисунок 11.20).

Рисунок 11.20. Настройка идентификации пользователя

Изменение рабочей книги

При работе с общей книгой невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

1. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

3. В окне диалога Управление доступом к файлу на вкладке Подробнее установите параметры фильтрации и печати (Рисунок 11.21):

Ø Для сохранения настроек каждого пользователя отдельно – установите флажки параметры печати и фильтры (установлены по умолчанию).

Ø Для использования параметров фильтрации и печати, установленных ее владельцем – снимите флажки параметры печати и фильтры.

Рисунок 11.21. Настройка личного представления общей книги

 

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши [CTRL]+[S].

6. При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

! Другие пользователи, открывшие общую книгу, отображаются на вкладке Правка окна диалога Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование, группа Изменения, кнопка Доступ к книге).

! Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее окна диалога Управление доступом к файлу.